Going Abroad? Lomakkeet ja toimenpiteet

Alla on koottu kansainväliselle työelämässä oppimisen- tai opiskelujaksolle tarvittavia lomakkeita ja toimenpiteitä. Opiskelija huolehtii dokumenttien täyttämisestä, tarvittavin osin yhdessä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa ja niiden palauttamisesta.

Hakeminen

Vaihtoon haetaan Wilman kautta (Hakemukset ja päätökset -välilehden kautta >> oikealla yläkylmassa Tee uusi
hakemus >> Kansainvälinen opiskelijavaihtohakemus). Hakemuksen lähettäminen on sitova, eli vaihtoon hakeutuminen on syytä harkita tarkoin. Yksilövaihtojen kv-infot/hakuajat vuosittain ovat seuraavat:

30.3. mennessä
15.10. mennessä

Hakuajat määrittyvät Going Abroad -kurssille ilmoittautumisten mukaan (syyskuu ja tammikuu). Yksilövaihtoon lähtevillä Going Abroad -valmennus tulee olla suoritettuna 4-5kk ennen vaihdon alkua. Ryhmäliikkuvuuksissa valmennus on pääsääntöisesti erikseen, pois lukien muutama poikkeus.

Mikäli olet mielestäsi kelpoinen hakemaan taloudellista lisätukea, täytä liitteenä oleva hakemus Wilman opiskelijavaihtohakemuksen lisäksi ja lähetä se tanja.hacklin[at]hyria.fi.

Vaihtojakson asiakirjat (palkaton työharjoittelu)

Lomakkeiden ja toimenpiteiden tarkistuslista. Tulosta tai tallenna ja täytä sähköisesti, jotta muistat mitkä toimenpiteet olet jo tehnyt ja mitä vielä tekemättä. Katso kuitenkin ohjeistus täyttöön ja toimenpiteisiin myös tältä sivulta.
Erasmus+ -rahoitussopimus. Täytä kv-vastaavan kanssa rahoitussopimus matkapäiviesi ja työ-/opiskelupäiviesi varmistuttua. Se lähetetään kv-koordinaattorille tarkastettavaksi ja hän lähettää sen allekirjoitettavaksi tarkastuksen jälkeen Visma Signin kautta.
Kv-vastaava laatii Training/Learning Agreementin (Wilmassa) yhdessä ammatillisen ohjaavan opettajan kanssa. Sopimuksessa kuvataan jakson oppimistavoitteet, sen kesto, työaika jne. Kun sopimuksen sisällöt on sovittuna, osapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Mikäli vaihdon järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustaja allekirjoittaa sopimuksen. Paperisia sopimuksia ei tarvita, vaan skannattu dokumentti on riittävä. Lyhyissä EMEU -jaksoissa ja ryhmäliikkuvuuksissa voidaan käyttää myös paperista Learning Agreementiä. Oppisopimusopiskelijan kanssa sovitaan erikseen tarvittavat lomakkeet, riippuen keskeytetäänkö kotimainen oppisopimus vai ei.
Täytä arviointilomake alustavasti koneella, tallenna se ja tulosta mukaasi vaihtojaksolle. Lomake liittyy kv-tutkinnon osan arviointiin (ammatillinen perustutkinto), ja se täytetään jakson lopussa työpaikalla yhdessä ohjaajan kanssa.
Mikäli teet näytön kohdemaassa, pyydä opettajaltasi ohjeistus ja/tai lomakkeet näytön arviointiin. Täytä mahdollinen lomake perustiedoin koneella, tallenna se ja tulosta mukaasi vaihtojaksolle. Lomake täytetään jakson lopussa työpaikalla näyttöä arvioitaessa yhdessä työpaikkaohjaajan kanssa. Ohjaava opettaja ohjeistaa arvioinnin kriteerit ennen sitä.
Täytä työajanseurantataulukkoon työ- tai opiskeluaikasi jakson ajalta. Pyydä lopuksi työpaikkaohjaajalta/vastaanottavalta opettajalta allekirjoitus työskentelyaikojen vahvistamiseksi.
Työtodistus (koulutussopimus) tai osallistumistodistus (opiskelu) on tärkein dokumentti todentamaan Erasmus+ -vaihtosi. Kv-koordinaattori tekee sinulle valmiin pohjan työ- ja/tai osallistumistodistusta varten. Todistukseen kirjattuja alustavia oppimistuloksia voi vielä muokata toteutuneiden tulosten mukaisiksi, jos ne eroavat kovasti siihen jo kirjatuista. Tämä todistus annetaan työnantajallesi tai oppilaitokselle täytettäväksi ja allekirjoitettavaksi jakson lopussa.
Blogia kirjoitetaan Swaylla. Avaa Sway, ja jaa se muokkausoikeuksin omalle kv-vastaavallesi ja kv-koordinaattoreille (Tanja Korteharju ja Jenni Hakala-Deiro). Voit myös jakaa sen lähipiirillesi.

Muut asiakirjat ja toimenpiteet

Hanki passi hyvissä ajoin ennen matkaa. Skannaa passisi henkilötietoaukeama sähköiseen muotoon ja tallenna se saavutettavaan paikkaan. Mikäli passisi katoaa, selvitä mahdollisuutesi päästä koneeseen passin kopiolla tai ota yhteys lähimpään Suomen edustoon. Lisätietoa Ulkoministeriön palvelut matkailijoille -esitteestä.
Tee OLS-kielitesti (Placement test) valitsemallasi kielellä EU Academyn sivuilla. Kun testi on tehty, voit vahvistaa kielitaitoasi jatkamalla OLS-alustan kielikursseilla – ne ovat ilmaisia ja suunniteltu tukemaan vaihtoasi.
Kelan opintotukea ja sen osia se (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan ohjeilla noin 2kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin. Lue lisää, mikäli haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen. Lue lisää, kun haet opinto- ja asuntotukea ulkomailla suoritettavaa vaihtojaksoa varten. Mikäli opiskelet työvoimapoliittisella rahoituksella, ota yhteys TE -toimistoon.
Pyydä opintotoimistosta todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta Kelaan. Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä.
Mikäli vaihtojaksosi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea, pyydä opintotoimistosta selvitys kesäopinnoista. Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä.
Tilaa Eurooppalainen sairaanhoitokortti hyvissä ajoin ennen matkaa (pakollinen kaikille). Kortin avulla saat tarvittaessa julkista sairaanhoitoa Euroopan maissa maksutta tai pienellä omavastuulla. Tilauksen voit tehdä helposti Kelan asiointipalvelussa.
Ota yhteyttä koulun terveydenhoitajaan hyvissä ajoin ennen vaihtoa ja selvitä, tarvitsetko kohdemaahan erityisiä rokotuksia. Jos opiskelet terveys- tai maatalousalalla, pyydä lisäksi todistus voimassa olevista rokotuksistasi.
Mikäli vaihdon aikana ei ole maksutonta ruokailua ja olet oikeutettu ateriatukeen, täytä ateriatukihakemus Wilmassa ennen vaihtojaksoa. Ateriatuki maksetaan etukäteen viideltä (5) arkipäivältä viikossa á 4€ per pv ennen jakon alkua.
Varmista, että sinulla on Hyrian kv-koordinaattorin allekirjoittama vakuutustodistus mukana. Hyrian vakuutusnumerot löytyvät todistuksen lisäksi kotisivuilta ja Training/Learning Agreementistä. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan erikseen. Samoin HBI:n opiskelijoiden vakuutusturva katsotaan erikseen.
Täytä matkapäiviesi varmistuttua sähköinen liikkuvuustietolomake.
Matkustusilmoitus. Ulkoministeriö suosittaa ulkomaille matkustavalle matkustusilmoituksen tekemistä palvelussa.
Mikäli tarvitset rikosrekisteriotteen (sosiaali- ja terveysala), tilaa se oikeusrekisterikeskuksen sivuilta.
Jos matkustat vähäpäästöisesti, täytä vihreän matkustamisen vakuus ja skannaa kopio kv-koordinaattorille.

Vie mukanasi työnantajalle tai oppilaitokseen

Tulosta mukaan ao. asiakirjat ja anna ne työpaikkaohjaajalle tai oppilaitoksen edustajalle:

Oman tutkintosi tutkintotodistuksen liite, tutkinnon osan kuvaus e-perusteista arviointikriteereineen (jos englanniksi), CV ja Motivation letter, ohjeistus vastaanottavalle organisaatiolle oman ohjaavan opettajan ja kv-vastaavan yhteystiedoin sekä kv-koordinaattorin allekirjoittama vakuutustodistus. Lue asiakirjat myös huolellisesti itse.
Varmista, että Training/Learning Agreement on allekirjoitettu ennen jaksoa tai jakson heti alussa.
Tutustuta vastaanottajasi myös arviointilomakkeeseen ja työ-/tai osallistujatodistukseen heti jakson alussa.

Vaihdon jälkeen

Sovi kv-vastaavan kanssa palautekeskustelu ja tuo mukanasi kaikki vaihtojaksoon liittyvät täytetyt ja allekirjoitetut dokumentit. Tarvittavia dokumentteja ovat:

- Training/Learning Agreement
- Arviointilomake/-lomakkeet
- Työaikataulukko.
- Työtodistus/osallistumistodistus. Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus (Job Certificate) tai osallistumistodistus (Certificate of Participation). Mikäli edellisistä jää jokin puuttumaan, toimita kuitti majoituksesta.
Varmista, että olet jakanut valmiin vaihtoblogisi MUOKKAUSOIKEUKSIN kv-koordinaattori Tanja Hacklinin (tanja.hacklin [at] hyria.fi) kanssa. Ilmoita Tanjalle kun blogisi on valmis, etkä tee enää siihen muutoksia. Mikäli et halua blogiasi julkaistavan, kirjoita otsikon perään ”yksityinen”.
Erasmus+ vaihdossa olevat voivat halutessaan tehdä OLS -kielitestin uudelleen todentaakseen kielen kehittymistä vaihtojakson aikana.
Täytä sähköinen palautelomake. Kun vaihtosi on päättynyt, saat sähköpostiisi linkin Erasmus+ -ohjelman palautelomakkeeseen. Sähköpostin otsikko on "Erasmus+ participant survey" ja se tulee osoitteesta: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu. Jos et löydä viestiä, tarkista myös roskapostikansiosi. 📝 Lomake on osa rahoittajan seurantaa, ja vastauksesi toimitetaan Opetushallitukselle, joka koordinoi Suomessa EU:n liikkuvuusohjelmi. Lomake on englanninkielinen, mutta voit vastata suomeksi. Kysymykset löytyvät suomennettuna täältä. Ole huolellinen vastauksissasi.