Going Abroad? Lomakkeet ja toimenpiteet

Alla on koottu kansainväliselle työelämässä oppimisen- tai opiskelujaksolle tarvittavia lomakkeita ja toimenpiteitä. Opiskelija huolehtii dokumenttien täyttämisestä, tarvittavin osin yhdessä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa ja niiden palauttamisesta.

Hakeminen

Hakemus ulkomaan työelämässä oppimisen/opiskelujaksolle. Täytä, allekirjoita ja toimita lomake kv-vastaavalle. Mikäli olet mielestäsi kelpoinen hakemaan taloudellista lisätukea, käytä siihen tarkoitettua hakemusta ja lähetä siitä kaksi ensimmäistä sivua kv-vastaavalle ja viimeinen sivu tanja.korteharju[a]hyria.fi.

Vaihtojakson asiakirjat (palkaton työharjoittelu)

Lomakkeiden ja toimenpiteiden tarkistuslista. Tulosta, jotta muistat mitkä toimenpiteet olet jo tehnyt ja mitä vielä tekemättä. Katso kuitenkin ohjeistus täyttöön ja toimenpiteisiin tältä sivulta.
Erasmus+ -rahoitussopimus. Täytä kv-vastaavan kanssa matkapäiviesi varmistuttua. Asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti VismaSign -palvelun kautta.
Kv-vastaava laatii Training/Learning Agreementin (Wilmassa) yhdessä ammatillisen ohjaavan opettajan ja vastaanottavan organisaation kanssa. Sopimuksessa kuvataan jakson oppimistavoitteet sekä esim. sen kesto, työaika jne. Kun sopimuksen sisällöt on sovittuna, osapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Paperisia sopimuksia ei tarvita, vaan skannattu dokumentti on riittävä. Mikäli vaihdon järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustaja allekirjoittaa sopimuksen. Lyhyille EMEU -jaksoille, opintovierailuille tai tarvittaessa oppisopimuksiin voidaan käyttää myös paperista Learning Agreementiä. Oppisopimusopiskelijan kanssa sovitaan erikseen tarvittavat lomakkeet, riippuen keskeytetäänkö kotimainen oppisopimus vai ei.
Täytä arviointilomakkeen perustiedot koneella ja toimita työpaikkaohjaajalle tai opettajalle kohdemaassa. Arviointi suoritetaan jakson lopussa, ja opiskelija tekee tähän myös itsearvioinnin.
Jos teet näytön kohdemaassa, täytä näytön arviointilomakkeen perustiedot koneella ja toimita työpaikkaohjaajalle tai opettajalle kohdemaassa. Ohjaava opettaja lähettää arvioinnin kriteerit ja lomake täytetään näytön yhteydessä.
Täytä työajanseurantataulukkoon työ- tai opiskeluaikasi jakson ajalta. Pyydä lopuksi työpaikkaohjaajalta/vastaanottavalta opettajalta allekirjoitus työskentelyaikojen vahvistamiseksi.
Työtodistus (koulutussopimus) tai osallistumistodistus (opiskelu) on tärkein dokumentti todentamaan vaihtosi. Toimita työ- tai osallistumistodistuksesi valmiiksi tiedoillasi täytettynä vastaanottavan koulun tai yrityksen yhteyshenkilöllesi. Tarkista ennen kotiin lähtöä, että se on täytetty oikein esim. jakson kesto (päivämäärät). Mikäli vaihtojaksosi toteutetaan Hyrian apurahoin, todistukset ovat erilaisia.
Blogia kirjoitetaan Swaylla. Avaa Sway, ja jaa se muokkausoikeuksin omalle kv-vastaavallesi ja kv-koordinaattori Tanja Korteharjulle. Voit myös jakaa sen lähipiirillesi.
Kv-vastaava lähettää vastaanottavalle organisaatiolle tutkintotodistuksen liitteen ja ohjeistuksen vastaanottavalle organisaatiolle omin yhteystiedoin. Lue asiakirjat myös huolellisesti itse. Tulosta molemmat mukaan ja varmista, että työnantaja on saanut ohjeistuksen.

Muut asiakirjat ja toimenpiteet

Hyödynnä Hyrian käytössä olevaa Redfox -online sanakirja- ja kielipalvelua sekä verkossa että mobiilisti.
Hanki passi hyvissä ajoin ennen matkaa. Skannaa passisi henkilötietoaukeama sähköiseen muotoon ja tallenna se saavutettavaan paikkaan. Mikäli passisi katoaa, selvitä mahdollisuutesi päästä koneeseen passin kopiolla tai ota yhteys lähimpään Suomen edustoon. Lisätietoa Ulkoministeriön palvelut matkailijoille -esitteestä.
Erasmus -vaihtoon lähtevät tekevät OLS -kielitestin ja -kielikurssin.
Kelan opintotukea ja sen osia se (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan ohjeilla noin 2kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin. Lue lisää, mikäli haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen. Lue lisää, kun haet opinto- ja asuntotukea ulkomailla suoritettavaa vaihtojaksoa varten. Mikäli opiskelet aikuiskoulutustuella ota yhteyttä Koulutusrahastoon tai työvoimapoliittisella rahoituksella, TE -toimistoon.
Pyydä opintotoimistosta todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta Kelaan (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä. Todistus voidaan toimittaa tarvittaessa myös muulle tuen maksajalle kuten Koulutusrahastoon.
Mikäli vaihtojaksosi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea, pyydä opintotoimistosta selvitys kesäopinnoista (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä.
Tilaa Eurooppalainen sairaanhoitokortti hyvissä ajoin ennen matkaa (pakollinen kaikille). Kortin avulla pääsee julkiseen sairaanhoitoon Euroopan maissa maksuttomasti tai alhaisella omavastuukustannuksella.
Ota yhteyttä koulun terveydenhoitajaan kohdemaakohtaisista tarvittavista rokotuksista. Lisäksi terveysalan ja maatalousalan opiskelijat pyytävät terveydenhoitajalta rokotustodistuksen voimassaolevista rokotuksista.
Mikäli vaihdon aikana ei ole maksutonta ruokailua, maksuttomaan ateriaan oikeutetut, päätoimisesti ammatillista perustutkintoa ja ammatillisen perustutkinnon tutkinnon osia suorittavat opiskelijat (pois lukien oppisopimus- ja työvoimakoulutuksen opiskelijat), täyttävät ennen vaihtoa ateriatukihakemuksen Wilmassa. Kv-vaihdoissa ateriatuki maksetaan etukäteen viideltä (5) arkipäivältä viikossa á 4€ per pv.
Vakuutustodistukset. Tulosta todistukset ulkomaan jaksolle mukaan ja näytä työnantajalle. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan osin erikseen. Samoin HBI:n opiskelijoiden vakuutusturva katsotaan erikseen. Katso erillinen ohje.
Täytä matkapäiviesi varmistuttua sähköinen liikkuvuustietolomake.
Matkustusilmoitus. Ulkoministeriö suosittaa ulkomaille matkustavalle matkustusilmoituksen tekemistä palvelussa.
Ohjeistus vastaanottavalle organisaatiolle toimitetaan työpaikalle oman ohjaavan opettajan ja kv-vastaavan yhteystiedoin. Lue asiakirjat myös huolellisesti itse.
Mikäli tarvitset rikosrekisteriotteen (varmista kv-vastaavaltasi), tilaa se oikeusrekisterikeskuksen sivuilta.
Jos matkustat vähäpäästöisesti, täytä vihreän matkustamisen vakuus ja skannaa kopio kv-vastaavalle.

Vie mukanasi työnantajalle

Tulosta mukaan seuraavat todistukset ja anna/näytä ne työnantajan tai oppilaitoksen edustajalle:

Oman tutkintosi tutkintotodistuksen liite, ohjeistus vastaanottavalle organisaatiolle oman ohjaavan opettajan ja kv-vastaavan yhteystiedoin sekä vakuutustodistukset.
Varmista, että Training/Learning Agreement on allekirjoitettu ennen jaksoa tai jakson heti alussa.
Tutustuta vastaanottajasi myös arviointilomakkeeseen ja todistukseen (joko työ-/tai osallistujatodistus).

Vaihdon jälkeen

Toimita heti vaihtojakson jälkeen kv-vastaavalle kaikki vaihtojaksoon liittyvät alkuperäiset dokumentit. Tarvittavia dokumentteja ovat:
- Training/Learning Agreement
- Arviointilomake/-lomakkeet
- Työaikataulukko.
- Työtodistus/osallistumistodistus. Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus (Job Certificate) tai osallistumistodistus (Certificate of Participation). Mikäli edellisistä jää jokin puuttumaan, toimita kuitti majoituksesta.
Erasmus+ vaihdossa olevat voivat halutessaan tehdä OLS -kielitestin uudelleen todentaakseen kielen kehittymistä vaihtojakson aikana.
Täytä sähköinen pakollinen palautelomake liikkuvuushankkeen rahoittajan tarpeisiin. Palauteraportin linkin sisältävän sähköpostin otsikko on Erasmus+ participant survey ja se on lähetetty osoitteesta EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu. Jos viestiä ei näy, tarkista roskapostisi. Palautelomakkeet koostetaan Opetushallituksessa, joka koordinoi Suomessa Euroopan unionin koulutus- ja nuoriso-ohjelmien rahoittamia liikkuvuushankkeita ja siten ole huolellinen palautteesi annossa. Lomakkeen kieli on tällä hetkellä englanti ja se olisi hyvä täyttää kv-vastaavan avustuksella, mikäi et ymmärrä kaikkia kysymyksiä.