Going Abroad? Lomakkeet ja toimenpiteet

Image
Nainen pitelee karttaa sillalla

Alla on koottu kansainväliselle työelämässä oppimisen- tai opiskelujaksolle tarvittavia lomakkeita ja toimenpiteitä. Opiskelija huolehtii dokumenttien täyttämisestä, tarvittavin osin yhdessä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa, ja niiden palauttamisesta.

Alla oleva ohjeistus on pääsääntöisin Erasmus+ -vaihtoon lähteville opiskelijoille. Hyrian apurahalla lähtevien opiskelijoiden toimenpiteet ovat muutoin samat, paitsi rahoitussopimus ja työtodistus/osallistumistodistus ovat erilaisia.

Hakeminen ja valmistelut

  1. Hakemus ulkomaan top-/opiskelujaksolle. Täytä, allekirjoita ja toimita lomake kv-vastaavalle. Mikäli olet mielestäsi kelpoinen hakemaan taloudellista lisätukea, käytä siihen tarkoitettua hakemuslomaketta ja lähetä siitä kaksi ensimmäistä sivua kv-vastaavalle ja viimeinen sivu tanja.korteharju@hyria.fi.
     
  2. Lomakkeiden ja toimenpiteiden tarkastuslista. Tulosta, jotta muistat mitä olet jo tehnyt. Katso kuitenkin ohjeistus täyttöön ja toimenpiteisiin tältä sivulta.
     
  3. Tallenna alla olevat, tarvittavat lomakkeet tietokoneelle tekemääsi kansioosi ja täytä ne. Lataa valmiit tai viimeistelyä vaille olevat asiakirjat OneDrive -kansioon, ja jaa se kv-vastaavan kanssa. Ohjeet kansion jakoon täältä.
     
  4. Työ- tai opiskelupaikkaa haetaan englanninkielisten Motivation Letterin ja ansioluettelon avulla, jotka tehdään kurssilla. Käytä laatimisessa apuna englanninkielistä tutkintotodistuksen liitettä, jotta saat tutkintosi viralliset käännökset oikein. Kaikkien alojen liitteet löytyvät Oph:n kotisivuilta. Osasta tutkintoja on myös tutkinnon perusteet käännettynä.
     
  5. Hyödynnä Hyrian käytössä olevaa Redfox -online sanakirjaa sekä verkossa että mobiilisti.
     

Vaihtojakson asiakirjat (palkaton työharjoittelu)

  1. Erasmus+ -rahoitussopimus (Erasmus+ -apuraha) tai Hyrian rahoitussopimus (Hyrian omarahoittamat vaihdot). Täytä kv-vastaavan kanssa matkapäiviesi varmistuttua, ja tulosta kaksi (2)kpl, allekirjoita ne ja toimita kv-koordinaattori Tanja Korteharjulle. Allekirjoitusten jälkeen yksi palautuu postitse opiskelijalle.
     
  2. Kv-vastaava laatii Training/Learning Agreementin (Wilmassa) yhdessä ammatillisen ohjaavan opettajan ja vastaanottavan organisaation kanssa. Sopimuksessa kuvataan jakson oppimistavoitteet sekä esim. sen kesto, työaika jne. Oppisopimusopiskelijan kanssa sovitaan erikseen tarvittavat lomakkeet, riippuen keskeytetäänkö kotimainen oppisopimus vai ei.

    Vaihtojakso kerryttää perustutkinto-opiskelijalle (ei jatkuvan haun) myös arkiosaamista (informal learning), joka on vieraan kielen ja kulttuurin kautta tapahtuvaa oppimista, joka syventää monikulttuurista ammatillista osaamista. Sen laajuus on sidottu vaihtojakson kestoon 4 vkoa = 2 osp, 6 vkoa = 3 osp, 8 vkoa = 4 osp ja 10+ vkoa = 5 osp. Arkiosaaminen kansainvälisessä ympäristössä -koulutustuotteen tarkempi kuvaus löytyy Wilmasta.

    Kun sopimuksen sisällöt on sovittuna, osapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Paperisia sopimuksia ei tarvita, vaan skannattu dokumentti on riittävä. Mikäli vaihdon järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustaja allekirjoittaa sopimuksen.

    Lyhyille EMEU -jaksoille, opintovierailuille tai tarvittaessa oppisopimuksiin voidaan käyttää myös paperista Learning Agreementiä.
     

  3. Täytä perustiedot, toimita työpaikkaohjaajalle tai kohdemaan opettajalle jakson lopussa yhdessä täytettävä arviointilomake.
     
  4. Toimita vastaanottavalle organisaatiolle jakson lopussa täytettävä näytön arviointilomake sekä arvioinnin kriteerit (ohjaava opettaja antaa), mikäli suoritat ammattiosaamisen näytön kohdemaassa.      
     
  5. Täytä työajanseurantataulukkoon työ- tai opiskeluaikasi jakson ajalta. Pyydä lopuksi työpaikkaohjaajalta/vastaanottavalta opettajalta allekirjoitus työskentelyaikojen vahvistamiseksi.
     
  6. Työtodistus (koulutussopimus) tai osallistumistodistus (opiskelu) on tärkein dokumentti todentamaan vaihtosi. Toimita työ- tai osallistumistodistuksesi valmiiksi tiedoillasi täytettynä vastaanottavan koulun tai yrityksen yhteyshenkilöllesi. Tarkista ennen kotiin lähtöä, että se on täytetty oikein esim. jakson kesto (päivämäärät). (Erasmus+-todistukset tulossa.) Mikäli vaihtojaksosi toteutetaan Hyrian apurahoin, työtodistus tai osallistumistodistus ovat erilaiset.
     
  7. Pyydä blogisi avausta hyvissä ajoin ennen vaihtoa ja nimeä ne henkilöt, joiden haluat blogiasi seuraavan. Mikäli sinulla ei ole Internetin käyttömahdollisuutta täytä koko jakson ajalta oppimispäiväkirjaa (Learning Diary).  
     
  8. Kv-vastaava lähettää vastaanottavalle organisaatiolle tutkintotodistuksen liitteen ja ohjeistuksen vastaanottavalle organisaatiolle omin yhteystiedoin. Tulosta ohje mukaan ja varmista, että työnantaja on saanut ohjeistuksen.
     

Muut asiakirjat ja toimenpiteet

  1. Hanki passi hyvissä ajoin ennen matkaa. Skannaa passisi henkilötietoaukeama sähköiseen muotoon ja tallenna se saavutettavaan paikkaan. Mikäli passisi katoaa, selvitä mahdollisuutesi päästä koneeseen passin kopiolla tai ota yhteys lähimpään Suomen edustoon. Lisätietoa Matkailijan konsulipalvelut -esitteestä.
     
  2. Erasmus -vaihtoon lähtevät tekevät OLS -kielitestin ja -kielikurssin. Opiskelija saa sähköpostiinsa erillisen kutsun testiin ja kurssiin.
     
  3. Kelan opintotukea ja sen osia se (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan ohjeilla 2-3 kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin. Lue lisää, mikäli haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen. Lue lisää, kun haet opinto- ja asuntotukea ulkomailla suoritettavaa vaihtojaksoa varten. Mikäli opiskelet aikuiskoulutustuella ota yhteyttä Koulutusrahastoon tai työvoimapoliittisella rahoituksella, TE -toimistoon. 
     
  4. Pyydä opintotoimistosta todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta Kelaan (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä. Todistus voidaan toimittaa tarvittaessa myös muulle tuen maksajalle kuten Koulutusrahastoon. 
     
  5. Mikäli vaihtojaksosi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea, pyydä opintotoimistosta selvitys kesäopinnoista (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä kohdekaupunki, maa, vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintopisteiden määrä.
     
  6. Tilaa Eurooppalainen sairaanhoitokortti hyvissä ajoin ennen matkaa (pakollinen kaikille). Kortin avulla pääsee julkiseen sairaanhoitoon Euroopan maissa maksuttomasti tai alhaisella omavastuukustannuksella.
     
  7. Ota yhteyttä koulun terveydenhoitajaan kohdemaakohtaisista tarvittavista rokotuksista. Lisäksi terveysalan ja maatalousalan opiskelijat pyytävät terveydenhoitajalta rokotustodistuksen voimassaolevista rokotuksista.
     
  8. Mikäli vaihdon aikana ei ole maksutonta ruokailua, maksuttomaan ateriaan oikeutetut, päätoimisesti ammatillista perustutkintoa ja ammatillisen perustutkinnon tutkinnon osia suorittavat opiskelijat (pois lukien oppisopimus- ja työvoimakoulutuksen opiskelijat), täyttävät ennen vaihtoa ateriatukihakemuksen Wilmassa. Kv-vaihdoissa ateriatuki maksetaan etukäteen viideltä (5) arkipäivältä viikossa á 3,5€ per pv.
     
  9. Vakuutustodistukset. Tulosta todistukset ulkomaan jaksolle mukaan ja näytä työnantajalle. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan osin erikseen. Katso erillinen ohje.
     
  10. Täytä matkapäiviesi varmistuttua sähköinen liikkuvuustietolomake.
     
  11. Matkustusilmoitus. Ulkoministeriö suosittaa ulkomaille matkustavalle matkustusilmoituksen tekemistä palvelussa.
     
  12. Mikäli tarvitset rikosrekisteriotteen (varmista kv-vastaavaltasi), tilaa se oikeusrekisterikeskuksen sivuilta.

 

Vaihdon jälkeen

  1. Toimita heti vaihtojakson jälkeen kv-vastaavalle kaikki vaihtojaksoon liittyvät alkuperäiset dokumentit. Tarvittavia dokumentteja ovat Training/Learning Agreement, työtodistus/osallistumistodistus, arviointilomake/-lomakkeet, työaikataulukko ja oppimispäiväkirja (jos ei blogia). Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus (Job Certificate) tai osallistumistodistus (Certificate of Participation). Mikäli edellisistä jää jokin puuttumaan, toimita boarding -passin paperiset kantaosat ja kuitit majoituskuluista.
     
  2. Erasmus+ vaihdossa olevat voivat halutessaan tehdä OLS -kielitestin uudelleen todentaakseen kielen kehittymistä vaihtojakson aikana. Tällöin kirjaudutaan OLS -alustalle omilla tunnuksilla. 
     
  3. Täytä sähköinen palautelomake (vain Erasmus -vaihdot) liikkuvuushankkeen rahoittajan tarpeisiin. Palauteraportin linkin sisältävän sähköpostin otsikko on Erasmus+ individual participant report request, ja se on lähetetty osoitteesta replies-will-be-discarder[at]ec.europa.eu. Jos viestiä ei näy, tarkista roskapostisi. Lomakkeen kieli vaihdetaan suomeksi lomakkeen oikeasta etuyläkulmasta. Palautelomakkeet koostetaan Opetushallituksessa, joka koordinoi Suomessa Euroopan unionin koulutus- ja nuoriso-ohjelmien rahoittamia liikkuvuushankkeita ja siten ole huolellinen palautteesi annossa. Vastaa seuraaviin kysymyksiin annetuin vastauksin:
  • 5.1 Tunnustettiinko* ulkomaanjakson aikaiset oppimistulokset? KYLLÄ
  • 5.2 Miten? ECVET -osaamispisteillä ja Vastaanottavan tahon osallistumistodistuksella tai Työtodistuksella.
  • 5.3 Täytyikö sinun osallistua lähettävän organisaation järjestämiin kokeisiin ulkomaanjaksosi jälkeen saadaksesi oppimistuloksesi tunnustettua? EI