Partnerikoulun kv-koordinaattori tai muu yhteistyökumppani (esim. työpaikan edustaja) yleensä ohjeistaa opiskelijan saapumisen ja hoitaa asumiseen liittyvät järjestelyt. Hän on myös sopinut tarvittavista muodollisuuksista työpaikan tai oppilaitoksen kanssa, ja yleensä ohjeistaa ensimmäisten päivien kulun. Opiskelijalle on osoitettu työpaikalta työpaikkaohjaaja tai oppilaitoksesta opettaja, joka vastaa opiskelijan perehdyttämisestä, seuraa hänen suoriutumistaan ja tavoitteiden saavuttamista sekä kommunikoi ohjaavan opettajan kanssa. Perehdytys työpaikalla tai oppilaitoksessa on tärkeää, jotta opiskelija osaa noudattaa työsuojeluohjeita.
Opiskelijan tehtävistä ja tavoitteista on sovittu etukäteen, ja niiden vastaavuutta voidaan arvioida opiskelijan oppimispäiväkirjan perusteella (blogi) ja olemalla yhteydessä ohjaavaan opettajaan Hyriassa. Opiskeluohjelmaa voidaan suorittaa monella eri tavalla, esimerkiksi seuraavasti:
- työtehtävien itsenäinen tekeminen.
- työtehtävissä avustaminen.
- avun tarjoaminen yksittäisissä töissä.
- tiettyjen erityistehtävien suorittaminen.
- osastoilla kiertäminen ja prosessin seuranta.
Raportointi, ohjaus ja arviointi vaihdon aikana
Opiskelijat raportoivat työtehtävistään ja muista ulkomailla elämiseen liittyvistä asioista ohjaavalle opettajalle ja kv-vastaavalle pääsääntöisesti pitämällä blogia.
Kv-vaihdossa, joissa ei ole näyttöä, opiskelijat arvioidaan kohdemaan arviointikäytänteiden mukaisesti, eli samoin kuin paikallisten opiskelijoiden arviointi. Opiskelijan tehdessä näytön ulkomailla, se arvioidaan samoin kriteerein kuin näyttöä tehdessä Suomessa. Ohjaava opettaja ohjaa opiskelijaa ja työpaikkaohjaajaa arvioinnissa.