Going Abroad? Vaihtoon valmistautuminen ja valmennus

Image
Nainen pitelee karttaa sillalla

Going Abroad -valmennus

Going Abroad -valmennuskurssi on osa opiskelijoiden valmentautumista ulkomaan vaihtoon. Valmennus toteutetaan 2 kertaa vuodessa viikonloppukouluna (syys- ja tammikuu, päivämäärät ilmoitetaan lähempänä valmennusta). Vaihtovalmennus on pakollinen. Aikuisopiskelijoille on tarjolla vaihtoehtoinen itseopiskeluvalmennus verkossa.

Kurssilla...

- ohjataan oman osaamisen esilletuomiseen kv-ympäristössä, tiedonhakuun kohdemaan osalta ja Suomi-tietouden lisäämiseen.
- jaetaan tietoa kv-vaihtoprosessin eri vaiheista, asiakirjoista ja toimenpiteistä, matkustuskäytännöistä ja -turvallisuudesta.
- kannustetaan kieliopintoihin (alueen kieliopintojen tarjoajat, OLS -kielikurssi, ammatillinen sanasto).
- ohjataan blogien kirjoittamiseen (oppimispäiväkirja vaihdon aikana).

Valmennuksen aikana opiskelijat työstävät englanniksi ansioluettelon (CV) ja hakemuksen työssäoppimispaikkaan tai oppilaitokseen (Motivation Letter, avoin hakemus), jossa kerrotaan opinnoista, osaamisesta, tavoitteista ja toiveista. Näillä asiakirjoilla opiskelijoille haetaan työpaikka tai opiskelupaikka ulkomailta.  Valmennuksen aikana myös pohditaan miten Suomea ja suomalaista kulttuuria voi esitellä vaihdon aikana. Going abroad on osa vapaavalintaista kansainvälistä paikallista tutkinnon osaa (5-15 osp) ja sen laajuus on 2 osp.

- Monikulttuurisen toiminnan perusosaaja 5 osaamispistettä
- Monikulttuurinen osaaja 10 osaamispistettä
- Monikulttuurinen työelämän taitaja 15 osaamispistettä

Valmennuskurssin lisäksi ohjaava ammatillinen opettaja ja kv-vastaava neuvovat seuraavissa asioissa:

 
Ammatillinen valmentautuminen:

(Vastuuhenkilö suluissa)

- Ammatillisten ja omien osaamistavoitteiden määrittäminen (ohjaava opettaja, opiskelija).

- Työelämässä oppiminen/opinnot kohdemaassa ja näytöt; ohjeistus, suunnitelma ja arviointikriteerit (ohjaava opettaja).

- Training/Learning Agreement eli koulutussopimus (kv-vastaava, ohjaava opettaja, opiskelija).

- Ammatillinen ohjaus, raportointi ja yhteydenpito vaihdon aikana (ohjaava opettaja, kv-vastaava, opiskelija).

- Kokemuksen levittäminen vaihdon jälkeen seuraaville vuosiluokille (kv-vastaava, opiskelija).

- Kv-opintojen tunnistaminen ja tunnustaminen sekä arvioinnin perusteet (ohjaava opettaja, opinto-ohjaaja, koulutuspäällikkö).

 

Kv-vastaava lähettää vastaanottavalle organisaatiolle tavoitteet ja toiveet työtehtävistä, ansioluettelon, motivaatiokirjeen ja tutkintotodistuksen liitteen (+ portfolio kulttuurialan opiskelijat) sopivan paikan hankintaa varten. Tavoitteena on että opiskelijalla on tiedossa hyvissä ajoin ennen vaihdon alkua paikka, jossa hän tulee työskentelemään, tehtävät, joita hän jaksollaan tekee sekä vastaanoton järjestelyt. Kuitenkin monissa kohteissa työssäoppimispaikan varmistuminen saattaa jäädä viime tippaan ja opiskelija ei pysty valmentautumaan ammatillisesti ennen vaihdon alkua. Syitä viivästymisiin saattaa olla monia, mutta ole kärsivällinen ja varaudu jo prosessin alussa viivästymisiin tai jopa viime hetken odotteluun.

Kaikki ulkomaan jakson tarvittavat asiakirjat ja toimenpiteet on koottu lomakkeet ja toimenpiteet -sivulle. Erityisen tärkeä on koulutussopimus eli Training/Learning Agreement, jonka opiskelija, työpaikan edustaja ja ohjaava opettaja laativat ennen vaihdon alkua. Sovittavia asioita ovat esimerkiksi osaamistavoitteet, työskentely/opiskelujakson ajankohta ja kesto, työaika, opiskelijan ohjauksen ja arvioinnin järjestäminen, ruokailu, työvaatetus ja opiskelijan vakuutus.

Opiskelijan kannattaa perhehtyä Training/Learning Agreementiin kirjattuihin tavoitteisiin, jotta voi kohdemaassa pohtia tavoitteiden vastaavuutta tehtäviin nähden. Samoin opiskelijan tulee seurata työaikaa, jotta se vastaa sovittua työaikaa. Jos tehtävät eivät vastaa asetettuja tavoitteita, ota yhteys ohjaavaan opettajaasi Suomessa, jolta saat toimintaohjeet tilanteen ratkaisemiseksi. Ohjaava opettaja on yhteydessä ohjaajaasi ulkomailla, jos tehtäviisi tarvitaan muutoksia.

Opiskelijan vastuulla on varmistaa, että hänellä on kaikki tarvittavat toimenpiteet tehtynä ja asiakirjat täytettynä ennen vaihtoa, sekä mukana ne asiakirjat, joita tarvitaan vaihdon aikana. Opiskelijan tulee kohteessa varmistaa, että ulkomaisella ohjaajalla on tarvittavat dokumentit heti vaihdon alussa ja huolehtia, että Training/Learning Agreement on täytetty ja allekirjoitettu viimeistään ensimmäisen viikon aikana

 
Kielellinen valmentautuminen:

Opiskelijat tarvitsevat vaihdon aikana erityisesti oman alan ammattisanastoa. Opiskelijoiden toivotaan opiskelevan englantia ja/tai kohdemaan kieltä ennen vaihdon alkua, jotta kommunikaatio vieraassa maassa olisi sujuvaa. Hyriassa tarjottavien kieliopintojen lisäksi esim. kansalaisopistossa sekä iltalukiossa järjestetään erilaisia kielikursseja kohtuulliseen hintaan. Hyria voi tukea em. opintojen suorittamista maksamalla kurssimaksun. Myös englanninkielisten oman alan kirjojen lukeminen on suositeltavaa.

Lisäksi osana valmentautumista Erasmus+ -ohjelman apurahan saavat opiskelijat osallistuvat pakolliseen kielitestaukseen (OLS = Online Linguistic Support) ja vapaaehtoiseen kielikurssiin.  

Myös tutustuminen aikaisemmin maassa vaihdossa olleiden matkakertomuksiin (opiskelijoiden kv-blogit) on tärkeää. Toisten kokemuksiin tutustuminen auttaa ennakoimaan tulevaa ja varautumaan kielellisiin ja kulttuurisiin eroihin paremmin. Kannattaa myös tutustua suomalaiseen koulutukseen, kulttuuriin, tapoihin ja miettiä miten vastata kysymyksiin Suomesta.

Ole aktiivinen! Pyydä hyvissä ajoin vastaanottavan koulun kv-koordinaattorilta vaikkapa opiskelijoiden sähköpostiosoitteita ja kirjoita rohkeasti! Kysy opiskelijoilta yleensä elämään, kulkemiseen, tapahtumiin, kulttuuriin ja ruokaan liittyviä kysymyksiä ja saat varmasti vastauksia ja mahdollisesti jopa ystäviä ennen matkustamista.

 
Muita käytännön asioita (kv-vastaava ohjeistaa):

Terveysasiat ja rokotukset:

Opiskelija voi oman harkintansa mukaan tiedottaa kv-vastaavaa mahdollisista erityistarpeista esim. allergioihin (erityisesti homeallergia) tai muihin terveydellisiin seikkoihin liittyen. Opiskelijan on yhteydessä oppilaitoksen terveydenhoitajaan selvittääkseen tarvittavat rokotukset/todistukset. Orastavat hammaskivut on hyvä hoitaa Suomessa. Mukaan otettavat lääkkeet tulee pakata alkuperäispaketeissa ja ottaa reseptit mukaan käsimatkatavaroihin. Muista desinfiointihuuhde käsille sekä muut peruslääkkeet ja hoitoaineet esim. hyttysen puremiin ja aurinkoon.

Kannattaa selvittää, että mitä matkailijan ei kannata juoda tai syödä ulkomailla. Hanavesi aiheuttaa turistiripulia melkein joka kohteessa. On terveellisempää juoda vain pullotettua vettä ja välttää myös vedellä huuhdeltuja kasviksia (esim. salaattia) ja jääpaloja, mikäli veden puhtaudesta ei ole varmuutta. Hyria suosittelee maitohappobakteerien syömistä ennen (2vkoa) vaihtoa ja vaihdon aikana. Lisätietoa matkailijan terveysoppaasta.

Passi, vakuutukset ja palkka:

Opiskelijan kannattaa hankkia passi tai henkilökortti hyvissä ajoin ennen vaihdon alkua. Passin henkilötietoaukeama tai kortti tulee skannata sähköiseen muotoon ja tallentaa se saatavilla olevaan paikkaan. Mikäli passi katoaa, uuden passin hankinta sujuu helpommin tai kopion avulla voi päästä matkustamaan kotiin, riippuen lehtoyhtiöistä.

Hyria vakuuttaa opiskelijat tapaturmien ja sairauden varalta niin palkattoman työharjoittelun, ulkomailla opiskelun kuin kohdemaan työ- ja koulumatkojen osalta. Lisäksi opiskelijoilla on vastuuvakuutus palkattoman työharjoittelun aikaisia mahdollisia vahinkoja varten sekä vapaa-ajan matkavakuutus. Hyrian matkavakuutus kattaa esinevahingot korkeintaan 1000 euroon asti. Mikäli opiskelijalla on arvokkaampaan tavaraa mukana, kannattaa harkita lisävakuuttamista. Muutoin opiskelijoiden ei tarvitse itse hankkia mitään vakuutuksia.

Opiskelijat saavat englanninkieliset vakuutustodistuskopiot EU:n alueelle matkustettaessa Hyrian kotisivuilta ja muualle matkustettaessa erikseen kv-vastaavalta. On hyvä muistaa, että vakuutukset eivät kata huolimattomuudesta aiheutuvia esineiden katoamisia tai vahinkoja, jotka ovat sattuneet alkoholin tai huumeiden vaikutuksen alaisena.

Tuet, apuraha ja budjetti:

Opiskelija selvittää itsenäisesti KELAn kanssa oikeutuksen opinto- ja asuntotukeen. Usein tukia saa paremmin ulkomaille, erityisesti, jos Suomessa asuu perheen kanssa. Ulkomaan opintoihin myönnettäviin tukien hakemiseen tarvittavan todistuksen saat opintosihteeriltä.

Apuraha maksetaan opiskelijan tilille apurahasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Apurahasopimus  voidaan solmia siinä vaiheessa kun matkapäivät ja työssäoppimisen/opiskelujakson päivät on tiedossa.

Opiskelijoiden toivotaan hankkivan lentoliput itse, mutta tarvittaessa lentoliput voidaan varata Hyrian käyttämän matkatoimiston kautta, jolloin lippujen hinta vähennetään apurahasta ennen maksua tilille.

Tee matkabudjetti. Ota myös selvää omasta pankistasi, mikä on edullisin ja kätevin tapa siirtää rahaa kohdemaahan. Mahdollisia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi EU -maksut, VISA Electron, tilisiirrot tai kansainvälinen pankkiautomaatti- ja luottokortti. Huomaa, että opintotuki maksetaan kuukausittain suomalaiselle tilillesi.

Pääsääntöisesti työssäoppiminen ulkomailla on osa opiskelijan opintoja Hyriassa eikä siitä makseta palkkaa. Työnantaja ja opiskelija voivat myös tehdä työsopimuksen ja opiskelija voi saada jakson aikana palkkaa. Jos opiskelija saa palkkaa, työnantajan tulee itse vakuuttaa opiskelija top -jakson ajaksi. Mahdollinen palkka voi vaikuttaa apurahan ja opintotuen määrään.

Asuminen ja vuokrasopimukset:

Yleensä partnereilla on tarjolla yksi majoitusvaihtoehto, jonka jälkeen vastuu asunnon hankkimisesta siirtyy opiskelijalle. Mikäli opiskelija haluaa itse järjestää asunnon vaihtokohteessa, valmistelut kannattaa aloittaa ajoissa! Esim. Airbnb -palvelun kautta yksityiset henkilöt vuokraavat asuntojaan. Lyhytaikaisissa vaihdoissa harvoin tehdään vuokrasopimusta, mutta vaadi kuitti maksetusta vuokrasta ja mahdollisesta vuokratakuusta.

Asuntojen taso ei aina välttämättä vastaa tasoa, johon Suomessa on totuttu. Erityisesti monissa maissa Etelä-Euroopan maissa, etenkään vanhemmissa taloissa, ei ole lämmitystä ja kivitalot hohkaavat kylminä ja kosteina. Opiskelijoilla on mahdollista vuokrata kaasu- tai öljykäyttöisiä lämmittimiä,

Matkustaminen, rekisteröityminen kohdemaassa ja vastaanotto:

EU:n alueella ei erillistä rekisteröitymistä tarvita alle 3kk:n vaihdoista. Yli 3kk vaihdoissa EU- ja ETA-maissa oleskeluoikeus rekisteröidään perillä kohdemaassa (paikallisella poliisiasemalla, maksaa noin 50€). EU:n ulkopuolelle matkustettaessa passin tulee olla voimassa koko kohdemaassa oleskelusi ajan, joskus jopa 6 kk kohdemaasta poistumisen jälkeen. Samoin työ-/opiskelu-/oleskelulupa tulee hankkia ainakin 2kk ennen lähtöä ao. maan suurlähetystöstä Suomessa tai lähimaissa. Viisumia tai työlupaa ei yleensä tarvita kun EU:n kansalaiset liikkuvat EU:n alueella, muihin maihin matkustettaessa tarve on tarkistettava erikseen. Viisumi- ja työlupa-asioissa ota yhteyttä Kilroyn opintoneuvontaan.

Kohdemaan pre-paid puhelinkortti

Kaikissa maissa ei esim. Whatsapp ole käytössä oleva sovellus, ja työnantajalta kannattaa kysyä jo ennen matkaan lähtöä, että miten he haluavat viestiä kanssasi kohdemaassa. Harvoin työnantaja haluaa soittaa ulkomaanpuheluita. Yksi vaihtoehto on hankkia paikallinen paikallinen prepaid -puhelinkortti työskentelyyn liittyvää kommunikaatiota varten.  

Kohdemaan tärkeät puhelinnumerot kannattaa etsiä ja tallentaa ennen matkan alkua. Näitä on esim. yhteyshenkilöt, hätänumero, poliisi, lääkäri, terveyskeskus/sairaala, vakuutusyhtiö sekä kohdemaan Suomen edustusto. Tallenna yhteyshenkilön tiedot mahdollista hätätilannetta varten matkapuhelimeesi, lompakkoosi ja sähköpostiisi ICE (in case of emergency) -merkinnällä. Muista myös antaa paikallinen puhelinnumerosi ja muut tärkeät tiedot vastaanottavan koulun kv-koordinaattorille, työpaikan top -ohjaajalle, Hyrian kv-vastaavalle sekä kaikille muille, jotka osallistuvat vaihtosi järjestelyihin.