Going Abroad -valmennus
Vaihtoa edeltävä Going Abroad -valmennuskurssi on osa opiskelijoiden valmentautumista ulkomaan vaihtoon. Valmennus toteutetaan 2 kertaa vuodessa viikonloppukouluna (syyskuu ja tammikuu, päivämäärät ilmoitetaan lähempänä valmennusta) ja se on opiskelijoille pakollinen.
Valmennuksen aikana opiskelijat työstävät englanniksi ansioluettelon (CV) ja hakemuksen työssäoppimispaikkaan tai oppilaitokseen (Motivation Letter, avoin hakemus), jossa kerrotaan opinnoista, osaamisesta, tavoitteista ja toiveista. Näillä asiakirjoilla opiskelijoille haetaan työpaikka tai opiskelupaikka ulkomailta.
Lisäksi jaetaan mm. tietoa opinnoista ulkomailla, kv-vaihtoprosessin eri vaiheista, asiakirjoista ja toimenpiteistä, matkustuskäytännöistä, matkustusturvallisuudesta ja terveysturvallisuudesta sekä ohjataan blogin kirjoittamiseen. Valmennuksen aikana myös pohditaan miten Suomea ja suomalaista kulttuuria voi esitellä vaihdon aikana.
Going abroad on osa perustutkintoihin kuuluvaan "Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen" tutkinnon osaa (15 osp) , josta sen laajuus on 3 osp.
Valmennuskurssin lisäksi ohjaava ammatillinen opettaja ja kv-vastaava tarjoavat tukea ammatilliseen ja kielelliseen valmentautumiseen sekä käytännön järjestelyihin.
Valmennuskurssin lisäksi ohjaava ammatillinen opettaja ja kv-vastaava neuvovat seuraavissa asioissa (vastuuhenkilö suluissa):
Ammatillinen valmentautuminen:
- Ammatillisten ja omien osaamistavoitteiden määrittäminen (ohjaava opettaja, opiskelija).
- Työelämässä oppiminen/opinnot kohdemaassa ja näytöt; ohjeistus, suunnitelma ja arviointikriteerit (ohjaava opettaja).
- Training/Learning Agreement eli koulutussopimus (kv-vastaava tai ohjaava opettaja, opiskelija).
- Ammatillinen ohjaus, raportointi ja yhteydenpito vaihdon aikana (ohjaava opettaja, kv-vastaava, opiskelija).
- Kokemuksen levittäminen vaihdon jälkeen seuraaville vuosiluokille (kv-vastaava, opiskelija).
- Kv-opintojen tunnistaminen ja tunnustaminen sekä arvioinnin perusteet (ohjaava opettaja, opinto-ohjaaja, koulutuspäällikkö).
Kv-vastaava lähettää vastaanottavalle organisaatiolle tavoitteet ja toiveet työtehtävistä, ansioluettelon, motivaatiokirjeen ja tutkintotodistuksen liitteen (+ portfolio kulttuurialan opiskelijat) sopivan paikan hankintaa varten. Tavoitteena on että opiskelijalla on tiedossa hyvissä ajoin ennen vaihdon alkua paikka, jossa hän tulee työskentelemään, tehtävät, joita hän jaksollaan tekee sekä vastaanoton järjestelyt. Kuitenkin monissa kohteissa työssäoppimispaikan varmistuminen saattaa jäädä viime tippaan ja opiskelija ei pysty valmentautumaan ammatillisesti ennen vaihdon alkua. Syitä viivästymisiin saattaa olla monia, mutta ole kärsivällinen ja varaudu jo prosessin alussa viivästymisiin tai jopa viime hetken odotteluun.
Kaikki ulkomaan jakson tarvittavat asiakirjat ja toimenpiteet on koottu lomakkeet ja toimenpiteet -sivulle. Erityisen tärkeä on koulutussopimus eli Training/Learning Agreement, jonka opiskelija, työpaikan edustaja ja ohjaava opettaja laativat ennen vaihdon alkua. Sovittavia asioita ovat esimerkiksi osaamistavoitteet, työskentely/opiskelujakson ajankohta ja kesto, työaika, opiskelijan ohjauksen ja arvioinnin järjestäminen, ruokailu, työvaatetus ja opiskelijan vakuutus.
Opiskelijan kannattaa perhehtyä Training/Learning Agreementiin kirjattuihin tavoitteisiin, jotta voi kohdemaassa pohtia tavoitteiden vastaavuutta tehtäviin nähden. Jos tehtävät eivät vastaa asetettuja tavoitteita tai työskentelytunnit eivät vastaa sopvittuja, ota yhteys ohjaavaan opettajaasi Suomessa, jolta saat toimintaohjeet tilanteen ratkaisemiseksi. Ohjaava opettaja on yhteydessä ohjaajaasi ulkomailla, jos tehtäviisi tarvitaan muutoksia.
Opiskelijan vastuulla on varmistaa, että hänellä on kaikki tarvittavat toimenpiteet tehtynä ja asiakirjat täytettynä ennen vaihtoa, sekä mukana ne asiakirjat, joita tarvitaan vaihdon aikana. Opiskelijan tulee kohteessa varmistaa, että ulkomaisella ohjaajalla on tarvittavat dokumentit heti vaihdon alussa ja huolehtia, että Training/Learning Agreement on täytetty ja allekirjoitettu viimeistään ensimmäisen viikon aikana.
Kielellinen valmentautuminen:
Opiskelijat tarvitsevat vaihdon aikana erityisesti oman alan ammattisanastoa. Opiskelijoiden toivotaan opiskelevan englantia ja/tai kohdemaan kieltä ennen vaihdon alkua, jotta kommunikaatio vieraassa maassa olisi sujuvaa. Hyriassa tarjottavien kieliopintojen lisäksi esim. kansalaisopistossa sekä iltalukiossa järjestetään erilaisia kielikursseja kohtuulliseen hintaan. Hyria voi tukea em. opintojen suorittamista maksamalla kurssimaksun. Myös englanninkielisten oman alan kirjojen lukeminen on suositeltavaa.
Lisäksi osana valmentautumista Erasmus+ -ohjelmassa voi testata kielitaitoaan tekemällä kielitestin ja tutustumalla (OLS = Online Language Support) -alustan kurssimateriaaleihin.
Myös tutustuminen aikaisemmin maassa vaihdossa olleiden matkakertomuksiin (opiskelijoiden kv-blogit) on tärkeää. Toisten kokemuksiin tutustuminen auttaa ennakoimaan tulevaa ja varautumaan kielellisiin ja kulttuurisiin eroihin paremmin. Kannattaa myös tutustua suomalaiseen koulutukseen, kulttuuriin, tapoihin ja miettiä miten vastata kysymyksiin Suomesta.
Ole aktiivinen! Pyydä hyvissä ajoin vastaanottavan koulun kv-koordinaattorilta vaikkapa opiskelijoiden sähköpostiosoitteita ja kirjoita rohkeasti! Kysy opiskelijoilta yleensä elämään, kulkemiseen, tapahtumiin, kulttuuriin ja ruokaan liittyviä kysymyksiä ja saat varmasti vastauksia ja mahdollisesti jopa ystäviä ennen matkustamista.
Muita käytännön asioita (kv-vastaava ohjeistaa):
Terveysasiat ja rokotukset:
Opiskelija voi oman harkintansa mukaan tiedottaa kv-vastaavaa mahdollisista erityistarpeista esim. allergioihin (erityisesti homeallergia) tai muihin terveydellisiin seikkoihin liittyen. Opiskelijan tulee olla yhteydessä oppilaitoksen terveydenhoitajaan selvittääkseen tarvittavat rokotukset/todistukset. Orastavat hammaskivut on hyvä hoitaa Suomessa.
Passi, vakuutukset ja palkka:
Opiskelijan kannattaa hankkia passi tai henkilökortti hyvissä ajoin ennen vaihdon alkua. Hyria vakuuttaa opiskelijat tapaturmien ja sairauden varalta niin palkattoman työharjoittelun, ulkomailla opiskelun kuin kohdemaan työ- ja koulumatkojen osalta. Lisäksi opiskelijoilla on vastuuvakuutus palkattoman työharjoittelun aikaisia mahdollisia vahinkoja varten sekä vapaa-ajan matkavakuutus (sis. myös vastuuvakuutuksen). Hyrian matkavakuutus kattaa esinevahingot aina 1700 euroon asti. Mikäli opiskelijalla on arvokkaampaan tavaraa mukana, kannattaa harkita lisävakuuttamista. Muutoin opiskelijoiden ei tarvitse itse hankkia mitään vakuutuksia.
Opiskelijat saavat englanninkieliset vakuutustodistuskopiot EU:n alueelle matkustettaessa Hyrian kotisivuilta ja muualle matkustettaessa erikseen kv-vastaavalta. On hyvä muistaa, että vakuutukset eivät kata huolimattomuudesta aiheutuvia esineiden katoamisia tai vahinkoja, jotka ovat sattuneet alkoholin tai huumeiden vaikutuksen alaisena.
Tuet, apuraha ja budjetti:
Opiskelija selvittää itsenäisesti KELAn kanssa oikeutuksen opinto- ja asuntotukeen. Usein tukia saa paremmin ulkomaille, erityisesti, jos Suomessa asuu perheen kanssa. Ulkomaan opintoihin myönnettäviin tukien hakemiseen tarvittavan todistuksen saat opintosihteeriltä.
Apuraha maksetaan opiskelijan tilille apurahasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Apurahasopimus voidaan solmia siinä vaiheessa kun matkapäivät ja työssäoppimisen/opiskelujakson päivät on tiedossa.
Opiskelijoiden toivotaan hankkivan lentoliput itse, mutta tarvittaessa lentoliput voidaan varata Hyrian käyttämän matkatoimiston kautta, jolloin lippujen hinta vähennetään apurahasta ennen maksua tilille.
Tee matkabudjetti. Ota myös selvää omasta pankistasi, mikä on edullisin ja kätevin tapa siirtää rahaa kohdemaahan. Mahdollisia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi EU -maksut, VISA Electron, tilisiirrot tai kansainvälinen pankkiautomaatti- ja luottokortti. Huomaa, että opintotuki maksetaan kuukausittain suomalaiselle tilillesi.
Pääsääntöisesti työssäoppiminen ulkomailla on osa opiskelijan opintoja Hyriassa eikä siitä makseta palkkaa. Työnantaja ja opiskelija voivat myös tehdä työsopimuksen ja opiskelija voi saada jakson aikana palkkaa. Jos opiskelija saa palkkaa, työnantajan tulee itse vakuuttaa opiskelija työelämässä oppimisen ajaksi. Mahdollinen palkka voi vaikuttaa apurahan ja opintotuen määrään.
Asuminen ja vuokrasopimukset:
Yleensä partnereilla on tarjolla yksi majoitusvaihtoehto, jonka jälkeen vastuu asunnon hankkimisesta siirtyy opiskelijalle. Mikäli opiskelija haluaa itse järjestää asunnon vaihtokohteessa, valmistelut kannattaa aloittaa ajoissa! Esim. Airbnb -palvelun kautta yksityiset henkilöt vuokraavat asuntojaan.
Matkustaminen, rekisteröityminen kohdemaassa ja vastaanotto:
EU:n alueella ei erillistä rekisteröitymistä tarvita alle 3kk:n vaihdoista. Yli 3kk vaihdoissa EU- ja ETA-maissa oleskeluoikeus rekisteröidään perillä kohdemaassa (paikallisella poliisiasemalla, maksaa noin 50€). EU:n ulkopuolelle matkustettaessa passin tulee olla voimassa koko kohdemaassa oleskelusi ajan, joskus jopa 6 kk kohdemaasta poistumisen jälkeen. Samoin työ-/opiskelu-/oleskelulupa tulee hankkia ainakin 2kk ennen lähtöä ao. maan suurlähetystöstä Suomessa tai lähimaissa. Viisumia tai työlupaa ei yleensä tarvita kun EU:n kansalaiset liikkuvat EU:n alueella, muihin maihin matkustettaessa tarve on tarkistettava erikseen. Viisumi- ja työlupa-asioissa ota yhteyttä Kilroyn opintoneuvontaan.