Asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus Hyria koulutus Oy:n, jäljempänä Hyrian, tiedoista ja asiakirjoista. Kuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva Hyrian tietovarannoista ja tietojärjestelmistä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on laadittu tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Sen tarkoituksena on edistää julkisuusperiaatteen toteutumista tarjoamalla yleiskuva Hyrian hallinnoimista tietovarannoista, asiarekistereistä ja asiakirjoista sekä ohjeistamalla, miten tietopyynnön voi tehdä.
Tietopyynnöt
Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta julkisuuslain (621/1999) mukaisesti. Tietopyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse tai kirjeitse.
Tietopyyntö tulee yksilöidä riittävän tarkasti, jotta pyydetty asiakirja voidaan löytää. Tarvittaessa Hyria auttaa pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tietopyynnöt osoitetaan:
Sähköpostitse: kirjaamo@hyria.fi
Postitse:
Hyria koulutus Oy
PL 67
05801 Hyvinkää
Hyria koulutus Oy
PL 67
05801 Hyvinkää
Tietojen julkisuus
Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan Hyrian tietovarantoja ja niissä käsiteltäviä tietoja yleisellä tasolla. Tietovarannot voivat sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja, kuten henkilötietoja ja muita lainsäädännön perusteella suojattuja tietoja.
Tietojen julkisuus ja luovuttaminen arvioidaan aina tapauskohtaisesti tietopyynnön yhteydessä sovellettavan lainsäädännön perusteella.
Todistuskopiot
Sähköisesti arkistoidut todistusjäljennökset
Sähköisesti arkistoidusta todistuksesta, joka lähetetään pyytäjälle sähköpostitse, ei peritä maksua.
Sähköisen todistuksen paperisesta kopiosta peritään Hyrian hinnaston mukainen maksu.
Kokonaan sähköiset todistukset
Hyria siirtyi käyttämään sähköisiä todistuksia helmikuussa 2022. Sähköinen todistus on virallinen vain sähköisessä muodossa.
Jos opiskelija tarvitsee kopion sähköisestä todistuksesta, hän tulostaa sen itse. Jos opiskelija tarvitsee uuden todistuslinkin, se lähetetään hänelle ilman erillistä maksua.
Todistuksen oikeaksi todistettu jäljennös
Todistuksen oikeaksi todistettu jäljennös eli todistuskopio on mahdollista saada Hyrian arkistosta.
Käsittelyaika ja maksut
Tietopyyntöihin vastataan viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa. Jos tietopyyntö vaatii erityistoimenpiteitä tai on laaja, vastausaika voi olla enintään yksi kuukausi tietopyynnön vastaanottamisesta.
Asiakirjojen luovuttamisesta voidaan periä maksu, jos asiakirjojen etsiminen, kopiointi tai muu käsittely aiheuttaa merkittäviä kustannuksia. Mahdollisesta maksusta, sen suuruudesta ja perusteluista kerrotaan tietopyynnön tekijälle etukäteen.
Tietovarannot ja niiden sisältämät tietoryhmät
Johtamisen tietovaranto
Johtamisen tietovarannon avulla tuetaan ja seurataan koulutuksen järjestäjän toimintaa ja johtamista.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- ennakointi-, seuranta- ja tilastotiedot
- laadunhallintatiedot
- strategia- ja tavoitetiedot
- järjestämislupien tiedot
- viranomaisten päätösten tiedot
- koulutuksen järjestämiseen liittyvät sopimustiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- asianhallintajärjestelmä
- sähköinen allekirjoitusjärjestelmä
- Hyrian digitaaliset työtilat
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- päivämäärä
- päätösdiaari
- päätöksen tai sopimuksen nimi
Oppijatietovaranto
Oppijatietovaranto sisältää koulutuksen järjestämiseen sekä opiskelijoihin ja opiskeluun liittyviä tietoja.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- opiskelijavalinnat
- opiskelijoiden perus- ja yhteystiedot
- opiskeluoikeuden tiedot
- opintosuoritukset
- henkilökohtaiset osaamisen kehittämissuunnitelmat eli HOKSit
- työjärjestykset
- opiskelijan tukeen liittyvät salassa pidettävät tiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- opiskelijahallintojärjestelmä
- verkko-oppimisympäristö
- Hyrian tietoalusta
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- nimi
- henkilötunnus
- opiskelijanumero
- käyttäjätunnus
Käytönhallinnan tietovaranto
Käytönhallinnan tietovarantoa käytetään käyttäjien käyttövaltuuksien ja lokitietojen hallintaan.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- käyttäjätiedot
- käyttäjätunnukset eli Hyria-tunnukset
- käyttöoikeudet
- lokitiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- identiteetinhallintajärjestelmä
- opiskelijahallintojärjestelmä
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- käyttäjän nimi
- henkilötunnus
- käyttäjätunnus
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Henkilöstöhallinnon tietovaranto sisältää organisaation henkilöstöön liittyvien tietojen kokonaisuuden. Tietoja kerätään, ylläpidetään ja hyödynnetään esimerkiksi johtamisessa, palkanmaksussa, työkyvyn tukemisessa, rekrytoinnissa ja viranomaisraportoinnissa.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- työsuhteen tiedot
- palkkatiedot
- rekrytointitiedot
- osaamisen kehittämiseen liittyvät tiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- henkilöstöhallinnon järjestelmä
- työaikajärjestelmä
- työterveyshuollon järjestelmä
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- nimi
- henkilötunnus
- tapahtuman päivämäärä
Taloushallinnon tietovaranto
Taloushallinnon tietovaranto sisältää organisaation talousprosessien käsittelyyn liittyviä tietoja.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- kirjanpito- ja tilinpäätöstiedot
- osto- ja myyntilaskutiedot
- rahoitus- ja kassanhallintatiedot
- sisäisen budjetoinnin tiedot
- taloussuunnittelutiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- taloushallinnon järjestelmä
- kassajärjestelmä
- budjetoinnin ja taloussuunnittelun työkalu
- ostolaskujen käsittelyjärjestelmä
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- laskun numero
- toimittajan tai asiakkaan nimi
- maksupäivä
- laskutuspäivä
Päätöksenteon ja asiakirjahallinnon tietovaranto
Päätöksenteon ja asiakirjahallinnon tietovaranto sisältää organisaation virallisia asiakirjoja, kuten todistusarkiston aineistoja sekä hallintopäätöksiin ja sopimusten hallintaan liittyviä asiakirjoja.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- oppijoiden todistukset
- koulutus- ja oppisopimukset
- koulutuksen järjestäjän tekemät hallintopäätökset, kuten opiskelijaksiottopäätökset
- pöytäkirjat
- osakeyhtiön sopimukset
- viralliset asiakirjat
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- asianhallinnan järjestelmä
- sähköisten todistusten palvelu
- sähköisen allekirjoittamisen palvelu
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- nimi
- henkilötunnus
- sopimuksen osapuolet
- sopimusnumero
- päätöksen päivämäärä
- päätösdiaari
Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto
Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto sisältää organisaation ulkoiseen ja sisäiseen viestintään liittyviä materiaaleja. Lisäksi tietovaranto sisältää Hyrian asiakkaisiin, asiakkuuksiin, kumppaneihin ja muihin sidosryhmiin liittyviä tietoja.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- verkko- ja intranetsivujen sisällöt
- tiedotteet
- uutiskirjeet
- työelämäkumppanien perustiedot
- yhteyshenkilöt
- yhteydenotot
- kumppanuutta koskevat tiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- Hyrian digitaaliset työtilat
- verkkosivujen julkaisujärjestelmä
- asiakkuudenhallinnan järjestelmä
- Hakijan palveluiden asiakaspalvelurekisteri
- kuvien ja markkinointiaineistojen hallintapalvelu
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- julkaisupäivämäärä
- aihe
- kohderyhmä
- asiakkaan tai kumppanin nimi
- yhteyshenkilön nimi
Yleishallinnon tietovaranto
Yleishallinnon tietovaranto sisältää organisaation toimintaan liittyviä aineistoja.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- toiminnan suunnittelun ja kehittämisen asiakirjat
- ohjeistukset
- palautteet
- hankkeiden suunnittelu- ja toteutusaineistot
- rahoituspäätökset
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- Hyrian digitaaliset työtilat
- intranet
- asianhallinnan järjestelmä
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- asiakirjan nimi
- laatija
- päivämäärä
- hankkeen nimi
Toimitilapalveluiden tietovaranto
Toimitilapalveluiden tietovaranto sisältää kiinteistöihin liittyvää aineistoa.
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- kiinteistöjen ja rakennusten tiedot
- kameravalvonnan tiedot
- kulunvalvonta- ja rikosilmaisujärjestelmien tiedot
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- kiinteistöhallinnan järjestelmä
- valvontakameroiden hallintajärjestelmät
- kulunvalvonta- ja rikosilmaisujärjestelmien hallintajärjestelmät
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- osoite
- tilatunniste tai muu tarkempi sijainti
- ajankohta
- nimi
- yksilöivät tuntomerkit kameravalvontaa koskevissa pyynnöissä
Turvallisuusjohtamisen tietovaranto
Turvallisuusjohtamisen tietovaranto sisältää organisaation turvallisuuspolitiikkaan liittyvää aineistoa. Se kattaa:
- tuotannon ja toiminnan turvallisuuden
- henkilöstöturvallisuuden
- tietoturvallisuuden
- ympäristöturvallisuuden
- työturvallisuuden
- toimitila- ja kiinteistöturvallisuuden
- pelastusturvallisuuden
- varautumisen ja kriisienhallinnan
- väärinkäytösten ja poikkeamien hallinnan
Tietovarannon sisältämät tietoryhmät
- turvallisuuspolitiikka
- turvallisuussuunnitelmat
- turvallisuuteen liittyvät toimintaohjeet
- tapahtumailmoitukset ja turvallisuushavainnot
- vartiointipalvelun raportit
Tietovarantoon liittyvät tietojärjestelmät
- Hyrian digitaaliset työtilat
- riskien ja vaarojen hallinnan järjestelmät
- kriisitilanteiden hätäviestintäjärjestelmä
- kemikaaliturvallisuuden hallintasovellus
- tietosuojailmoitusten kanava
- whistleblower-ilmoituskanava
- opiskelijoiden anonyymi ilmoituskanava
Tietopyynnöissä käytettävät hakuperusteet
- asiakirjan nimi
- tapahtuman yksilöivät tiedot, kuten nimi, tapahtumapaikka ja tapahtuma-aika
Salassa pidettävät tiedot
Osa asiakirjoista sisältää salassa pidettäviä tietoja, kuten henkilötietoja, liikesalaisuuksia ja turvallisuusjärjestelyjä koskevia tietoja.
Keskeisiä salassapitoperusteita ovat esimerkiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain salassapitosäännökset, tietosuojalainsäädäntö ja muu erityislainsäädäntö. Salassa pidettävien tietojen luovuttaminen edellyttää lainmukaista perustetta.
Salassa pidettäviä tietoja koskevan pyynnön yhteydessä Hyria voi pyytää pyynnön esittäjältä lisätietoja henkilöllisyyden tai tietojen käyttötarkoituksen varmistamiseksi.
Asiakirjojen saatavuus
Hyria ei tarjoa tietoaineistoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Julkiset asiakirjat ovat saatavilla pyynnöstä edellä ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
Mahdolliset lakisääteiset tiedonsiirrot viranomaisten välillä toteutetaan erikseen sovellettavan lainsäädännön perusteella.
Ylläpito ja päivitys
Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään säännöllisesti osana Hyrian tiedonhallinnan kehittämistä. Päivityksistä vastaa Hyrian tietohallinto.