Lomakkeet ja toimenpiteet

Alla on koottu kansainväliselle työssäoppimis-/tai opiskelujaksolle tarvittavia lomakkeita ja kuvattu toimenpiteitä. Opiskelija huolehtii dokumenttien täyttämisestä (tarvittavin osin yhdessä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa) ja palauttamisesta.

Hakeminen ja valmistelut

  1. Hakemus ulkomaan top-/opiskelujaksolle. Täytä, allekirjoita ja toimita lomake kv-vastaavalle. Mikäli olet kelpoinen hakemaan taloudellista lisätukea, käytä siihen tarkoitettua hakemuslomaketta ja lähetä siitä kaksi ensimmäistä sivua kv-vastaavalle ja viimeinen sivu tanja.korteharju@hyria.fi .
  2. Lomakkeiden ja toimenpiteiden tarkastuslista. Tulosta, jotta muistat mitä olet jo tehnyt.
  3. Jaa valinnan jälkeen OneDrive -kansio kv-vastaavan kanssa. Ohjeet kansion jakoon täältä.
  4. Työ- tai opiskelupaikkaa haetaan englanninkielisten Motivation Letterin ja ansioluettelon avulla (nuoriso-opiskelijat tekevät valmennuskurssilla, aikuiset itsenäisesti). Käytä laatimisessa apuna englanninkielistä tutkintotodistuksen liitettä, jotta saat tutkintosi viralliset käännökset oikein. Kaikkien alojen liitteet löytyvät Oph:n kotisivuilta (sivun vasemmalta olevista linkeistä aloittain jaoteltuina).
  5. Hyödynnä Hyrian käytössä olevaa Redfox -online sanakirjaa sekä verkossa että mobiilisti. 

Vaihtojakson asiakirjat (palkaton työharjoittelu)

  1. Erasmus+ -rahoitussopimus tai Hyrian rahoitussopimus (mikäli Hyrian apuraha). Täytä kv-vastaavan kanssa matkapäiviesi varmistuttua, tulosta 2 kpl, allekirjoita ne ja toimita kv-koordinaattori Tanja Korteharjulle. Allekirjoitusten jälkeen yksi palautuu opiskelijalle.
  2. Laadi Wilmassa sijaitseva Training / Learning Agreement yhdessä ammatillisen ohjaavan opettajan, kv-vastaavan ja vastaanottavan organisaation kanssa. Sopimuksessa kuvataan jakson oppimistavoitteet sekä esim. sen kesto, työaika jne. Vaihtojakso kerryttää opiskelijalle myös arkiosaamista (informal learning), joka on vieraan kielen ja kulttuurin kautta tapahtuvaa oppimista, joka syventää monikulttuurista ammatillista osaamista. Sen laajuus on sidottu vaihtojakson kestoon 4 vkoa = 2 osp, 6 vkoa = 3 osp, 8 vkoa = 4 osp ja 10+ vkoa = 5 osp. Arkiosaamisen tarkempi kuvaus löytyy Wilmasta "Yht15vv102 Arkiosaaminen kansainvälisessä ympäristössä". Kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat täyttäneet osuutensa ja hyväksyneet sen, se allekirjoitetaan ja skannataan kaikille osapuolille. Paperikopioita ei tarvita. Mikäli vaihdon järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustaja allekirjoittaa sopimuksen.
  3. Arviointilomake. Täytä perustiedot, toimita työpaikkaohjaajalle tai kohdemaan opettajalle jakson lopussa yhdessä täytettävä arviointilomakake. 
  4. Näytön arviointilomake. Toimita vastaanottavalle organisaatiolle jakson lopussa täytettävä arviointilomake sekä arvioinnin kriteerit (ohjaava opettaja antaa), mikäli suoritat ammattiosaamisen näytön kohdemaassa.           
  5. Työajanseurantataulukko. Täytä taulukkoon työ- tai opiskeluaikasi jakson ajalta. Pyydä lopuksi työpaikkaohjaajalta/vastaanottavalta opettajalta allekirjoitus työskentelyaikojen vahvistamiseksi.
  6.  Työtodistus tai osallistumistodistus on tärkein dokumentti todentamaan vaihtosi. Toimita työ- tai osallistumistodistuksesi valmiiksi tiedoillasi täytettynä vastaanottavan koulun tai yrityksen yhteyshenkilöllesi. Tarkista ennen kotiin lähtöä, että se on täytetty oikein esim. jakson kesto (päivämäärät). Alla on kahden erillisen hankkeen todistukset, tarkista kv-vastaaviltasi kumman hankkeen rahoituksen olet saamassa. 

    Työtodistus (MC II) tai osallistumistodistus (MC II)
    Työtodistus (MCIII) tai osallistumistodistus (MCIII)

  7. Pyydä blogisi avausta hyvissä ajoin ennen vaihtoa ja nimeä ne henkilöt, joiden haluat blogiasi seuraavan. Mikäli sinulla ei ole Internetin käyttömahdollisuutta täytä koko jakson ajalta oppimispäiväkirjaa (Learning Diary).   
  8. Ohjeistus vastaanottavalle organisaatiolle sekä tutkintotodistuksen liite Oph:n kotisivuilta (sivun vasemmalta olevista linkeistä aloittain jaoteltuina). Nämä kv-vastaava lähettää omin yhteystiedoin. Lue suomenkielinenohjeistus myös itse, ja ota mukaan printattuna varmistaaksesi, että työnantaja on saanut ohjeistuksen. 

Muut asiakirjat ja toimenpiteet

  1. Hanki passi hyvissä ajoin ennen matkaa. Skannaa passisi henkilötietoaukeama sähköiseen muotoon ja tallenna. Mikäli passisi katoaa, selvitä mahdollisuutesi päästä koneeseen passin kopiolla tai otat yhteys lähimpään Suomen edustoon. Lisätietoa Matkailijan konsulipalvelut -esite.
  2. OLS -kielitesti ja -kielikurssi. Pakollisena osana Erasmus+ -vaihtoa opiskelija tekee kielitestin ja osallistuu kielikurssiin valitulla kielellä/kielillä OLS-alustalla. Saat sähköpostiisi erillisen kutsun ja linkin kurssin tekemiseen.
  3. Kelan opintotukea ja sen osia (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan ohjeilla 2-3 kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin. Lue lisää, mikäli haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen. Lue lisää kun haet opinto- ja asuntotukea ulkomailla suoritettavaa vaihtojaksoa varten. Mikäli opiskelet aikuiskoulutustuella ota yhteyttä Koulutusrahastoon tai työvoimapoliittisella rahoituksella, TE -toimistoon.  
  4. Pyydä opintotoimistosta todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta -liite Kelaan (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja määrä. Todistus voidaan toimittaa tarvittaessa myös muulle tuen maksajalle kuten Koulutusrahastoon.  
  5. Mikäli vaihtojaksosi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea, pyydä opintotoimistosta selvitys kesäopinnoista -liite (liitä hakulomakkeen mukana Kelaan). Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja osaamispisteiden määrä.
  6. Eurooppalainen sairaanhoitokortti. Tilaa kortti hyvissä ajoin ennen matkaa (pakollinen kaikille). Kortin avulla pääsee julkiseen sairaanhoitoon Euroopan maissa maksuttomasti tai alhaisella omavastuukustannuksella.
  7. Ota yhteyttä koulun terveydenhoitajaan kohdemaakohtaisista tarvittavista rokotuksista. Lisäksi terveysalan ja maatalousalan opiskelijat pyytävät terveydenhoitajalta rokotustodistuksen voimassaolevista rokotuksista.
  8. Mikäli vaihdon aikana ei ole maksutonta ruokailua, maksuttomaan ateriaan oikeutetut, päätoimisesti ammatillista perustutkintoa ja ammatillisen perustutkinnon tutkinnon osia suorittavat opiskelijat (pois lukien oppisopimus- ja työvoimakoulutuksen opiskelijat), täyttävät ennen vaihtoa ateriatukihakemuksen Wilmassa. Kv-vaihdoissa ateriatuki maksetaan etukäteen (5 arkipäivältä viikossa á 3,5€ per pv., kolmeen ateriaan oikeutetuilla (maatalous-, puutarha- tai metsäalan pt) ateriakorvaus on 8,80 €/pv.). Kun opiskelija on täyttänyt hakemuksen, koulutussopimuksesta vastaava opettaja/kouluttaja tarkastaa ateriakorvaukseen oikeuttavien päivien määrän "Hakemukset ja päätökset" -sivun kautta. Opettajan/kouluttajan hyväksyttyä hakemuksen hakemus siirtyy taloushallintoon, josta korvaus maksetaan opiskelijalle. Ateriakorvaushakemus löytyy Wilmasta "Hakemukset ja päätökset" -sivulta. Tästä opiskelijan ohjeeseen.
  9. Vakuutustodistukset. Tulosta todistukset ulkomaan jaksolle mukaan ja näytä työnantajalle. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan osin erikseen. Katso ohje.
  10. Täytä matkapäiviesi varmistuttua sähköinen liikkuvuustietolomake.
  11. Matkustusilmoitus. Ulkoministeriö suosittaa ulkomaille matkustavalle matkustusilmoituksen tekemistä palvelussa.
  12. Mikäli tarvitset rikosrekisteriotteen (varmista kv-vastaavaltasi), tilaa se oikeusrekisterikeskuksen sivuilta

Vaihdon jälkeen

  1. Toimita heti vaihtojakson jälkeen kv-vastaavalle kaikki työssäoppimiseen liittyvät alkuperäiset dokumentit sekä kahdet kopiot kaikista (opiskelijalle yhdet, kv-vastaavalle yhdet ja ohjaavalle opettajalle yhdet). Tarvittavia dokumentteja ovat Training / Learning Agreement, työtodistus / osallistumistodistus, arviointilomake / -lomakkeet, työaikataulukko ja oppimispäiväkirja (jos ei blogia). Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus (Job Certificate) tai osallistumistodistus (Certificate of Participation). Mikäli edellisistä jää jokin puuttumaan, toimita boarding -passin paperiset kantaosat ja kuitit majoituskuluista.
  2. Tee OLS -kielitestin toinen osa. Kirjaudu OLS -alustalle omilla tunnuksillasi. Paluun jälkeiseen testiin ei tule erikseen kutsua sähköpostitse. Jos sait ensimmäisestä testistä C2 -tuloksen, testin uusintaa ei tarvita.  
  3. Täytä sähköinen palautelomake liikkuvuushankkeen rahoittajan tarpeisiin. Palauteraportin linkin sisältävän sähköpostin otsikko on Erasmus+ individual participant report request, ja se on lähetetty osoitteesta replies-will-be-discarder[at]ec.europa.eu. Jos viestiä ei näy, tarkista roskapostisi. Lomakkeen kieli vaihdetaan suomeksi lomakkeen oikeasta etuyläkulmasta.

    Palautelomakkeet koostetaan Opetushallituksessa, joka koordinoi Suomessa Euroopan unionin koulutus- ja nuoriso-ohjelmien rahoittamia liikkuvuushankkeita ja siten ole huolellinen palautteesi annossa. Vastaa seuraaviin kysymyksiin annetuin vastauksin:
5.1 Tunnustettiinko* ulkomaanjakson aikaiset oppimistulokset? KYLLÄ
5.2 Miten? ECVET -osaamispisteillä ja Vastaanottavan tahon osallistumistodistuksella tai Työtodistuksella.
5.3 Täytyikö sinun osallistua lähettävän organisaation järjestämiin kokeisiin ulkomaanjaksosi jälkeen saadaksesi oppimistuloksesi tunnustettua? EI

Käytämme evästeitä parantaaksemme sivuston toimintaa sekä mainonnan kohdentamiseen. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön.