Lomakkeet ja toimenpiteet
Kansainväliselle työssäoppimisjaksolle lähtevien opiskelijoiden lomake- ja toimenpidelista:
ENNEN VAIHTOA
1. Hakemus ulkomaan top-/opiskelijavaihtojaksolle
2. Englanninkielinen CV ja motivaatiokirje (kulttuurialan opiskelijat mahdollisesti lisäksi portfolio)
3. Työssäoppimissopimus/Student’s work placement agreement (palkaton harjoittelu)
Opiskelija laatii top -jakson ammatilliset ja henkilökohtaiset tavoitteet ohjaavan opettajan ja kv-vastaavan tukemana. Jakson tavoitteet, työtehtävät ja opiskelijan osaaminen kirjataan työssäoppimissopimukseen, jonka opiskelija, ulkomaisen työssäoppimispaikan top -ohjaaja ja opettaja laativat ennen vaihtoa tai heti vaihdon alussa. Tulosta 3 kpl, 1 kpl jokaiselle osapuolelle.
tai vaihtoehtoisesti Leonardo da Vinci Training agreement (kulttuurialan opiskelijat ja ne opiskelijat, jotka suorittavat vaihtojaksonsa partnerioppilaitoksessa). Tulosta 3 kpl, 1 kpl jokaiselle osapuolelle.
Edellisistä poiketen, jos kyseessä on palkallinen harjoittelu, opiskelija tekee ko. maan työehtosopimuksen suoraan työnantajan kanssa ja työnantaja myös vakuuttaa opiskelijan.
4. Leonardo da Vinci Rahoitussopimus, jos sinulle on myönnetty LdV -apuraha
tai vaihtoehtoisesti Hyrian apuraha Rahoitussopimus, jos sinulle on myönnetty Hyrian apuraha.
5. Kelan opintotuki
Opintotukea ja sen osia (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan lomakkeilla. OT2-lomake eli opintotukihakemus (aukeaa linkistä Kelan lomake -sivustolle, valitse OT2 kun haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen, jolloin perustietosi ovat mahdollisesti muuttuneet).
tai
OTm-lomake eli olosuhdemuutosilmoituslomake (aukeaa linkistä Kelan lomake -sivustolle, valitse OT15 kun haet tukea tai ilmoitat muutoksesta opintotuen ensimmäisen myöntämisen jälkeen, esim. ulkomainen vaihtojakso ilmoitetaan tällä lomakkeella). Lomake on hyvä täyttää n. 2-3 kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin.
6. Todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta – lomake
Ulkomaan vaihdon osalta tarvitset em. todistuksen Kelan lomakkeisiin liitettäväksi. Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alkamis- ja loppupäivämäärät ja opintoviikkojen/pisteiden määrä. Todistuksen allekirjoittaa joko kv-vastaava tai opintosihteeri (huom., tämä liitetään OTm lomakkeen mukana Kelaan, sähköisessä asioinnissa 2 viikon toimitusaika).
7. Selvitys kesäopinnoista - lomake,
jos harjoittelusi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea. Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alkamis- ja loppupäivämäärät ja opintoviikkojen/pisteiden määrä. Todistuksen allekirjoittaa joko kv-vastaava tai opintosihteeri (huom., tämä liitetään OTm lomakkeen mukana Kelaan, sähköisessä asioinnissa 2 viikon toimitusaika).
8. Ilmoitus muutosta ulkomaille tai tilapäisestä oleskelusta ulkomailla
Ulkomailla oleskelusta ja työskentelystä tulee aina ilmoittaa Kelalle, ellei kyseessä ole esim. tavanomainen lomamatka. Ilmoituksen voi tehdä sähköisesti tai Kelan lomakkeella Y39.
9. Eurooppalainen sairaanhoitokortti
10. Yhteydenotto koulun terveydenhoitajaan kohdemaakohtaisista tarvittavista rokotuksista. Lisäksi terveysalan ja maatalousalan opiskelijat pyytävät terveydenhoitajalta rokotustodistuksen voimassaolevista rokotuksista.
Kansainvälisissä vaihdoissa ateriatuki maksetaan etukäteen 5 arkipäivältä viikossa. Poikkeuksena on U249:n opiskelijat. Heille ateriatuki myönnetään sisäoppilaitoksen ehdoin. Toimita täytetty lomake opintotoimistoon.
Kaikki Hyrian ulkomaan jaksoille lähtevät opiskelijat täyttävät liikkuvuustietolomakkeen. Lomake täytetään jo yhden päivän kestoisesta ulkomaanmatkasta.
13. Lupa yhteydenottoon
Hyrian opiskelijat ovat vakuutettuja koulun toimesta tapaturmien ja sairauden varalta niin palkattoman työssäoppimisen, ulkomailla opiskelun kuin työ- ja koulumatkojen osalta. Lisäksi heillä on vastuuvakuutus työharjoittelun aikaisia mahdollisia vahinkoja varten. Opiskelijat tulostavat kopiot vakuutustodistuksista ulkomaan jaksolle mukaan. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan erikseen ja siten vakuutustodistukset toimitetaan opiskelijoille myöhemmin.
Opiskelijat hoitavat itse matka- ja vapaa-ajan vakuutuksensa (myös matkatavara-, matkavastuu- ja oikeusturvavakuutusta suositellaan). Tarkista vakuutusturvasi omasta vakuutusyhtiöstäsi.
Palkallisella työssäoppimisjaksolla työnantajan tulee vakuuttaa opiskelijat normaalin käytännön mukaan.
15. Arviointilomake/Evaluation form for student work placement
Kansainvälisen jakson lopussa opiskelija ja työpaikkaohjaaja täyttävät yhdessä arviointilomakkeen
ja/tai tarvittaessa opiskelija voi täyttää itsearviointilomakkeen
16. Ammattiosaamisen näytön arvioinnin lomake tarvittaessa.
17. Oppimispäiväkirja/Learning Diary
18. Työtodistuspohja työpaikan edustajan täytettäväksi tai osallistumistodistus eli Certificate of Participation vastaanottavan koulun edustajan allekirjoitettavaksi, mikäli vaihtojaksosi tapahtuu koulussa tai itsenäisen projektin parissa.
VAIHDON JÄLKEEN
19. Heti vaihtojakson jälkeen opiskelija toimittaa kv-vastaavalle kaikki työssäoppimiseen liittyvät alkuperäiset dokumentit sekä kahdet kopiot kaikista. Tarvittavia dokumentteja ovat arviointilomakkeet, oppimispäiväkirja ja työtodistus/osallistumistodistus. Kv-vastaava arkistoi yhdet kopiot itse hankkeen rahoittajaa varten sekä välittää toiset kopiot jaksoa ohjaavalle ammatillisten aineiden opettajalle arviointia ja hyväksilukua varten. Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus/osallistumistodistus (Certificate of Partcipation).
20. Jos ohjaava opettajasi on antanut ulkomailla suoritettavaan opintokokonaisuuteen erillisiä tehtäviä, toimita tehtävät opettajalle.
21. Opiskelijan on esitettävä todistus ulkomaanjakson todellisesta alkamis- ja päättymisajankohdasta (esim. boarding -passin kantaosa, kuitit majoituskuluista tai vastaava). Kopioi kuitit kv-vastaavalle arkistoitavaksi.
22. Leonardo da Vinci -apurahan saaneiden opiskelijoiden velvollisuutena on täyttää palautelomake liikkuvuushankkeen rahoittajan tarpeisiin. Linkin sähköiseen lomakkeeseen saat kv-vastaavalta. Täyttö-ohjeen löydät täältä. Palautelomakkeet koostetaan CIMOssa, joka koordinoi Suomessa Euroopan unionin koulutus- ja nuoriso-ohjelmien rahoittamia liikkuvuushankkeita ja siten ole huolellinen palautteesi annossa.
23. Hyrian FINLAND -hankkeen osalta opiskelijat osallistuvat kyselyyn Hyrian liikkuvuustoimintojen sujuvuudesta ja kehittämistarpeista. Kyselystä tiedotetaan erillisellä sähköpostiviestillä.
