Lomakkeet ja toimenpiteet

Alla on koottu kansainväliselle työssäoppimis-/tai opiskelujaksolle lähtevien opiskelijoiden lomake- ja toimenpidelistaa. Opiskelija huolehtii dokumenttien täyttämisestä (tarvittavin osin yhdessä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa). Tulosta lomakkeiden ja toimenpiteiden tarkastuslista, jotta muistat mitä olet jo tehnyt.

Ennen vaihtoa

1.  Täytä hakemus ulkomaan top-/opiskelujaksolle ja toimita se kv-vastaavallesi.

2.  Valinnan jälkeen työstä englanninkielinen CV ja motivaatiokirje lähetetäväksi vastaanottajalle (nuoriso-opiskelijat tekevät valmennuskurssilla). Käytä laatimisessa apuna englanninkielistä tutkintotodistuksen liitettä, jotta saat tutkintosi viralliset käännökset oikein. Samalla voit hyödyntää lyhyttä kuvausta tutkinnostasi. Kaikkien alojen liitteet löytyvät sivun vasemmalla olevista linkeistä aloittain jaoteltuina. 

Hyrialla on hyvä sanakirja (englanti/ruotsi) käytettävissä sekä verkossa että mobiilisti. Tästä ohjeisiin.

3.  Laadi yhdessä ammatillisen ohjaavan opettajan, kv-vastaavan ja vastaanottavan organisaation kanssa sopimus kv-vaihdostasi. Sopimuksessa kuvataan jakson tavoitteet (ammatilliset oppimistavoitteet ja työtehtävät, opiskelijan henkilökohtaiset tavoitteet) opetushallituksen englanninkielisiä tutkintojen perusteita ja täyttö-ohjetta hyödyntäen sekä esim. jakson kesto, työaika jne.

a) Työssäoppimisjakson sopimus, täyttö-ohje ja englanninkieliset valtakunnalliset tutkintojen perusteet: 

Työssäoppimissopimus/Learning Agreement for work placement (englanti)  (palkaton harjoittelu)

      Muut kieliversiot: saksa, ranska, italia, turkki, espanja, portugali

Täyttö-ohje: Learning Agreement for work placement

      Englanninkieliset valtakunnalliset tutkintojen perusteet

Arkioppiminen osana Hyrian ja opiskelijan välistä sopimusta

Kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat täyttäneet osuutensa ja hyväksyneet sopimuksen, tulosta 1 kpl ja opiskelija ja Hyrian opettajat/muut vastuuhenkilöt allekirjoittavat sen. Sen jälkeen se skannataan ja lähetetään työnantajalle allekirjoitettavaksi. Allekirjoituksen jälkeen työnantaja skannaa sen kaikille osapuolille. Paperikopioita ei tarvita. Mikäli vaihdon järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustajan tulee allekirjoittaa se. Edellisistä poiketen, jos kyseessä on palkallinen harjoittelu, opiskelija tekee ko. maan työehtosopimuksen suoraan työnantajan kanssa ja työnantaja myös vakuuttaa opiskelijan.

b)  Opiskelujakson sopimus ja englanninkieliset valtakunnalliset tutkintojen perusteet: 

Opiskeluvaihtosopimus/Learning Agreement for study period

       Englanninkieliset valtakunnalliset tutkintojen perusteet

Arkioppiminen osana Hyrian ja opiskelijan välistä sopimusta

Kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat täyttäneet osuutensa ja hyväksyneet sopimuksen, tulosta 3 kpl ja lähetä osapuolille allekirjoitettavaksi. Allekirjoituksien jälkeen jokainen saa yhden kappaleen. 

4.  Täytä kv-vastaavan kanssa rahoitussopimus matkapäiviesi varmistuttua, tulosta 3 kpl ja allekirjoita ne. Kv-vastaava toimittaa ne kv-suunnittelija Tanja Korteharjulle. Allekirjoitusten jälkeen yksi jää opiskelijalle, yksi kv-vastaavalle ja yksi kv-suunnittelijalle.

a) Erasmus+ -rahoitussopimus, jos sinulle on myönnetty Erasmus -apuraha

b) Hyrian rahoitussopimus, jos sinulle on myönnetty Hyrian apuraha.

5.  Mikäli työskentelet jaksosi aikana englannin, saksan, ranskan, espanjan, hollannin tai italian kielillä, tee OLS kielitesti. Saat sähköpostiisi kutsun ja linkin kielitestin tekemiseen. Testin jälkeen voit osallistua kielikurssille verkossa jollakin edellämainituista kielistä. Saat sähköpostiisi erillisen kutsun ja linkin kurssin tekemiseen.

6.  Hoida Kelan opintotukiasiat n. 2-3 kk ennen vaihdon alkua, jotta saat päätöksen hyvissä ajoin. Opintotukea ja sen osia (opintoraha, asumislisä ja lainantakaus) haetaan Kelan lomakkeilla:

a) OT2-lomake eli opintotukihakemus (opiskelijat, valitse OT2) kun haet opintotukea ensimmäistä kertaa tai pitkän tauon jälkeen, jolloin perustietosi ovat mahdollisesti muuttuneet.

b) OTm-lomake eli olosuhdemuutosilmoituslomake (opiskelijat, valitse OT15) kun haet tukea tai ilmoitat muutoksesta opintotuen ensimmäisen myöntämisen jälkeen, esim. ulkomainen vaihtojakso ilmoitetaan tällä lomakkeella.

Mikäli opiskelet aikuiskoulutustuella ota yhteyttä Koulutusrahastoon tai mikäli opiskelet työvoimapoliittisella rahoituksella, TE-toimistoon.

7.  Pyydä opintotoimistosta/kv-vastaavalta todistus tutkintoon kuuluvasta ulkomaan suoritusjaksosta -liite Kelaan. Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintoviikkojen/pisteiden määrä. Todistuksen allekirjoittaa joko kv-vastaava tai opintosihteeri (huom. tämä liitetään OTm lomakkeen mukana Kelaan, sähköisessä asioinnissa 2 viikon toimitusaika). Todistus voidaan toimittaa tarvittaessa myös muulle tuen maksajalle kuten Koulutusrahastoon.

8.  Pyydä opintotoimistosta selvitys kesäopinnoista -liite Kelaan, mikäli harjoittelusi tapahtuu kesäkuukausina ja haet kesäopintotukea. Todistuksessa tulee ilmetä vaihdon alku- ja loppupäivämäärät ja opintoviikkojen/pisteiden määrä. Todistuksen allekirjoittaa opintosihteeri (huom. tämä liitetään OTm lomakkeen mukana Kelaan, sähköisessä asioinnissa 2 viikon toimitusaika).

9.  Ilmoita Kelalle ulkomailla oleskelusta ja työskentelystä. lmoituksen voi tehdä sähköisesti: Ilmoitus muutosta ulkomaille tai tilapäisestä oleskelusta ulkomailla tai Kelan lomakkeella Y39.

10.  Tilaa Eurooppalainen sairaanhoitokortti hyvissä ajoin ennen matkaa (pakollinen kaikille). Kortin avulla pääsee julkiseen sairaanhoitoon Euroopan maissa maksuttomasti tai alhaisella omavastuukustannuksella.

11.  Ota yhteyttä koulun terveydenhoitajaan kohdemaakohtaisista tarvittavista rokotuksista. Lisäksi terveysalan ja maatalousalan opiskelijat pyytävät terveydenhoitajalta rokotustodistuksen voimassaolevista rokotuksista.

12.  Jos olet nuoriso-opiskelija, täytä ateriakorvauslomake ennen vaihtoa. Lomakkeen allekirjoittavat opiskelijan lisäksi kv-vastaava (asiatarkastaja) ja koulutuspäällikkö (hyväksyjä). Valmis lomake toimitetaan Tiia Kotilaiselle. Kv-vaihdoissa ateriatuki maksetaan etukäteen 5 arkipäivältä viikossa. Poikkeuksena on U249:n opiskelijat. Heille ateriatuki myönnetään sisäoppilaitoksen ehdoin.

13.  Täytä matkapäiviesi varmistuttua sähköinen liikkuvuustietolomake.

14.  Tee matkustusilmoitus. Ulkoministeriö suosittaa ulkomaille matkustavalle matkustusilmoituksen tekemistä matkustusilmoitus.fi -palvelussa.

15.  Täytä lupalomake ja toimita kv-vastaavalle. Lomakkeella sitoudutaan hyvään käytökseen, annetaan lupa vaihdon aikana tuotettujen materiaalien hyödyntämiseen Hyrian kv-toiminnassa sekä yhteydenottoon hätätilanteissa.

16.  Hanki passi hyvissä ajoin ennen matkaa. Skannaa passisi henkilötietoaukeama sähköiseen muotoon ja lähetä omaan sähköpostiisi tai tallenna One Drivelle. Pyydä skannauksessa apua kv-vastaavalta tarvittaessa. Mikäli passisi katoaa, pääset kotimaahan ilman uuden passin hankintaa kohdemaassasi. Suomen edustoja, joissa kotimatkaa varten voi saada passin, on harvoissa kohdekaupungeissa. Lisätietoa Matkailijan konsulipalvelut -esite.

17.  Joskus opiskelijoilta vaaditaan rikosrekisteriote. Varmista omalta kv-vastaavaltasi otteen tarpeellisuus sinun vaihtosi osalta. Otteen voi tilata oikeusrekisterikeskuksen sivuilta.

18.  Tulosta kopiot vakuutustodistuksista ulkomaan jaksolle mukaan. USA:n ja Kanadan osalta vakuutukset tilataan erikseen ja siten vakuutustodistukset toimitetaan opiskelijoille myöhemmin.

19.  Toimita vastaanottavalle organisaatiolle jakson lopussa täytettävä arviointilomake (opiskelija ja työpaikkaohjaaja täyttävät yhdessä).

20.  Toimita vastaanottavalle organisaatiolle jakson lopussa täytettävä lomake ammattiosaamisen näytön arviointiin sekä arvioinnin kriteerit (ohjaava opettaja antaa), mikäli suoritat ammattiosaamisen näytön kohdemaassa.           

21.  Pyydä blogisi avausta hyvissä ajoin ennen vaihtoa ja nimeä ne henkilöt, joiden haluat blogiasi seuraavan. Mikäli sinulla ei ole Internetin käyttömahdollisuutta täytä koko jakson ajalta oppimispäiväkirjaa (Learning Diary).   

22.  Täytä jaksoltasi työaikataulukkoa excel -täyttönä tai käsin täytettynä. Pyydä lopuksi työpaikkaohjaajalta/vastaanottavalta opettajalta allekirjoitus työskentelyaikojen vahvistamiseksi.

23.  Työ- tai osallistumistodistus on tärkein dokumentti todentamaan vaihtoa. Toimita työtodistuspohja (top-jaksoilla) työpaikan edustajan täytettäväksi tai osallistumistodistus (opiskelujaksoilla) vastaanottavan koulun yhteyshenkilöllesi. Tarkista ennen kotiin lähtöä, että se on täytetty oikein esim. jakson kesto (päivämäärät).

Vaihdon jälkeen

24.  Toimita heti vaihtojakson jälkeen kv-vastaavalle kaikki työssäoppimiseen liittyvät alkuperäiset dokumentit sekä kahdet kopiot kaikista (opiskelijalle yhdet, kv-vastaavalle yhdet ja ohjaavalle opettajalle yhdet). Tarvittavia dokumentteja ovat Learning Agreement, työtodistus/osallistumistodistus, arviointilomakkeet, työaikataulukko ja oppimispäiväkirja (jos ei blogia). Opiskelijalle jää alkuperäinen työtodistus (Job Certificate)/osallistumistodistus (Certificate of Partcipation). 

25.  Toimita tehtävät opettajallesi, mikäli hän on antanut ulkomailla suoritettavaan opintokokonaisuuteen erillisiä tehtäviä.

26.  Toimita esim. boarding -passin paperinen kantaosa ja kuitit majoituskuluista kv-vastaavalle. 

27.  Tee OLS -kielitesti paluusi jälkeen. Linkin testin tekemiseen saat sähköpostitse.

28.  Täytä sähköinen palautelomake liikkuvuushankkeen rahoittajan tarpeisiin. Linkki palautteeseen tulee automaattisesti vaihtojakson jälkeen. Palautelomakkeet koostetaan CIMOssa, joka koordinoi Suomessa Euroopan unionin koulutus- ja nuoriso-ohjelmien rahoittamia liikkuvuushankkeita ja siten ole huolellinen palautteesi annossa. PALAUTELOMAKEMALLI.