Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa Hyrian johtamis- ja hallintojärjestelmää, jolla tarkoitetaan läpinäkyvää johtamista, valvontaa ja johdon tilivelvollisuutta. Sen tarkoituksena on edistää osakeyhtiön riskien hallintaa sekä talousarviossa ja -suunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tärkeä osa järjestelmää on johdon, koulutuksen sekä yhteisten palveluiden tuloksellisuuden ja talouden arvioinnin ja raportoinnin menettelyt.

Osakeyhtiön hallitus ja johtavat toimenhaltijat vastaavat yhtiön ohjauksesta, valvonnan järjestämisestä sekä sen riittävyydestä ja toimivuudesta. Toimitusjohtajan ja muiden tilivelvollisten esimiesten tehtävänä on omalla vastuualueellaan johtaa, seurata ja arvioida sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi henkilöstön tulee omalla toiminnallaan edesauttaa yhtiön sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa.

 

Hyrian sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee jatkossa tuottaa yhtiön johdolle riittävä varmuus ja tieto:

• lakisääteisten ja toimiluvassa olevien tehtävien toteutumisesta ja lainmukaisuudesta
• yhtiön strategisten tavoitteiden sekä talousarviossa ja -suunnitelmassa olevien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta
• toiminnan tuloksellisuudesta sekä hyvän hallintotavan mukaisista menettelyistä
• hyvästä varainhoidosta ja resurssien oikeanlaisesta sekä tehokkaasta käytöstä
• toiminnan ja talouden tiedon oikeellisuudesta ja riittävyydestä sekä raportoinnin luotettavuudesta.

Hyrian riskienhallintapolitiikasta vastaa hallitus. Vuonna 2010 talous- ja hallintojohtaja on vastannut siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on asianmukaisesti järjestetty. Talous- ja hallintojohtajan apuna on toiminut 31.7.2010 asti riskienhallinnan työryhmä, johon kuuluivat kehittämisjohtaja, laatupäällikkö ja palvelupäällikkö.

1.8.2010 Hyriaan perustettiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yksikkö. Yksikön toimialueeseen kuuluvat hallituksen vuosittain hyväksymän tarkastusohjelman mukaisesti suoritettavat erilliset tarkastukset sekä yleinen sisäinen tarkastus.

Riskienhallinta on integroitu osaksi tulosyksiköiden prosesseja ja päätöksentekoa. Koko henkilökunnalla on vastuu tunnistaa oman toiminta-alueensa riskejä ja tiedottaa niistä eteenpäin.

Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista

Valtaosa Hyrian toiminnasta ja varoista on sidottu oppilaitosrakennuksiin. Toiminta on myös henkistä pääomaa eli osaamista ja henkilösidonnaisia kvalifikaatioita vaativaa. Tästä syystä suurimmat riskit talouden riskien ohella ovat juuri rakennuksiin tai laitteisiin liittyviä vahinkoriskejä ja henkilö- tai tietoriskejä.

Hyrian toiminnan kannalta merkittävimmät riskit liittyivät vuonna 2010 toiminnan häiriöttömään jatkumiseen (asiakasnäkökulmasta) muutosprosessista huolimatta. Nämä riskit kyettiin välttämään melko hyvin.

Toiminnan keskeytymisen varalta Hyriassa on suunniteltu ennalta ehkäisevät toimenpiteet, jaettu vastuut sekä ohjeistettu toimenpiteet ei-toivottujen tapahtumien varalle. Riskeihin varautumista täydentää vakuutusjärjestelmä, jonka kattavuus tarkistetaan vuosittain.

Hyrian kiinteistöjen paloilmoitin, rikosilmoitus-, kulunvalvonta- sekä kameravalvontajärjestelmät päivitetään samantasoisiksi tulevien vuosien aikana. Vuonna 2010 tehtiin toimipistekohtaiset turvallisuus- ja riskikartoitukset, joissa käytiin läpi niin henkilö- kuin vahinko- ja omaisuusriskeihin liittyvät asiat sekä nimettiin toimipistekohtaiset vastuuhenkilöt.

Sisäisen valvonnan järjestäminen

Hyriassa tulee sisäinen valvonta keskittää jatkossa seuraavien menettelyjen kehittämiseen:

• johtaminen ja hallinnon järjestäminen
• toiminnan ja talouden suunnittelu ja ohjaus sekä tavoiteasetanta
• hyvä hallintotapa ja päätöksenteko
• riskien tunnistaminen, arvioinnin ja valvonnan menettelyt
• erityyppinen tieto ja sen välitys
• sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi.

Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa koko Hyrian tasolla hallitus ja sen kokonaisval­vontavastuu on yhtiön toimintasäännön mukaan toimitusjohtajalla.

Tulosalueiden johdon vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen toiminnan riskien ja tietoriskien sekä ennen kaikkea henkilöriskien ja omaisuuden vahinkoriskien tunnistamiseksi, ennaltaehkäisemiseksi ja hallitsemiseksi.

Sisäisen valvonnan toteutumista ohjataan mm. toimintasäännöllä, hankintaohjeella, talousarviolla ja muilla mm. intrasta löytyvillä toiminnan ohjeistuksilla.

Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen

Hyrian säännösten, määräysten ja päätösten noudattamisen osalta ei tilivuoden aikana ole tullut esiin merkittäviä korvausvelvollisuus- tai oikeudenkäyntiriskejä.

 

Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin

pätevyys ja luotettavuus

 

Johtoryhmä, tulosalueet ja osastot seuraavat talousarvion toteutumista raporteista kuukausittain. Tuloksellisuuden ja talousarvion toteutumiseen liittyviä asioita käsitellään myös osaamisaluejohtajien sekä osastojen kokouksissa.

Riskienhallinnan järjestäminen

Hyriaan yhdistyneillä oppilaitoksilla on kaikilla ollut omat pelastussuunnitelmat ja muut riskienhallintaan liittyvät dokumentit. Tilivuonna kaikkien oppilaitosten riskit on kartoitettu ja koottu 4kS-järjestelmään. Henkilöstölle on järjestetty turvallisuuskoulutusta kaikissa yksiköissä.

Työsuojelutoimikunnan ja tehtävään nimettyjen turvallisuusalan kouluttajien vetämänä toimipistekohtaiset turvallisuus- ja riskikartoitukset on aloitettu. Samalla tarkistetaan ja tarvittaessa nimetään suojeluhenkilöstö ja mm. väestönsuojien hoitajat. Toimipisteiden turvallisuusvastaavina toimivat yksikönvastaavat, jotka nimeävät työryhmän kartoitustyötä varten toimipisteiden henkilökunnasta. Kaikki toimipisteet on käyty läpi vuoden aikana. Toiminta jatkuu tulevaisuudessa määräajoin tehtävänä henkilöstön koulutuksena.

Henkilöstön osaamisen osalta ei ole tehty erillistä riskikartoitusta. Henkilöstökoulutuksella ja sijaisjärjestelyillä on kuitenkin pyritty varmistamaan osaamisen riittävyys ja vähentämään avainhenkilöriskin syntymistä.

Osakeyhtiön vakuutustaso tarkistetaan vuosittain yhdessä Colemont Finland Oy:n edustajien kanssa.

Hyriassa ei tehdä rahavarojen riskisijoituksia.

Riskienhallinnan järjestäminen ei ole perustunut vielä kaikilta osin riittävän ajantasaisiin, kattaviin ja järjestelmällisiin menettelyihin. Strategiaan, toimintaan, talouteen, henkilöstöön ja vahinkoihin liittyvien riskien ennakoinnissa ja hallinnassa kuitenkin onnistuttiin tilikaudella 2010.

Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta

Hyriassa on voimassa oleva hankintaohje. Julkisista hankinnoista ja oppilaitoksen hankintaprosesseista on tiedotettu henkilöstölle. Kaikki kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouspyynnöt tehdään yhteistyössä palvelupäällikön ja osastojen kanssa. Hankintaohjeistuksessa on määritelty miten kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa menetellään. 

Omaisuuden osalta osakeyhtiössä on käytössä investointeja koskeva käyttöomaisuuskirjanpito. Lisäksi käyttöomaisuus, jonka käyttöaika on enemmän kuin 3 vuotta ja/tai arvo yli 3 000,00 euroa kirjataan käyttöomaisuusluetteloon. Kalusto poistetaan osastojen esityksestä ja talousjohtajan päätöksellä.

Hyrian hankintapäätöksistä ei ole valitettu vuoden 2010 aikana markkinaoikeuteen.

Sisäisen tarkastuksen järjestäminen

Hyrian hallinnon ja talouden valvonnassa ulkoinen ja sisäinen tarkastus muodostivat yhteisen valvontajärjestelmän vielä vuoden 2010 alkupuolella. 1.7.2010 Hyriaan perustettiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yksikkö. Ulkoinen valvonta järjestettiin toimivasta johdosta riippumattomasti tilintarkastajan toimesta.

Sisäisen tarkastuksen yksikön suorittamien tarkastusten lisäksi sisäistä tarkastusta tehdään esimiesten toimesta sisäisen tarkkailun, seurannan ja ohjaamisen avulla. Näiden toimien tarkoituksena on varmistaa lakien, asetusten, muiden määräysten, viranomaisohjeiden sekä opetuksen järjestämiseen liittyvien ohjeiden ja suunnitelmien noudattamista.